Checklist Completo: Quais Despesas Podem Gerar Créditos de PIS e COFINS?

A gestão tributária é um dos maiores desafios para PMEs no Brasil. Em meio a tantas obrigações, muitos empresários deixam de aproveitar oportunidades legais para reduzir impostos. Uma das mais importantes é a capacidade de gerar créditos de PIS e COFINS, um mecanismo que pode aliviar significativamente o caixa da sua empresa.

Entender quais despesas são elegíveis, no entanto, nem sempre é uma tarefa simples. A legislação é complexa e as interpretações podem variar, gerando insegurança. O objetivo deste guia é desmistificar esse processo e fornecer um checklist prático para você identificar e aproveitar esses créditos com segurança.

Vamos detalhar desde os conceitos básicos até as despesas mais controversas, mostrando como transformar custos operacionais em economia tributária real. Com a estratégia correta, sua empresa pode se tornar mais competitiva e financeiramente saudável.

Principais Destaques

• Aproveite alíquotas de 1,65% (PIS) e 7,6% (COFINS) sobre despesas elegíveis.
• O conceito de insumo (STJ) amplia créditos para além da matéria-prima.
• Mão de obra paga a pessoa física não gera créditos de PIS/COFINS.
• Declare seus créditos mensalmente na EFD-Contribuições para abater o imposto a pagar.

Entendendo o Básico: O que são os Créditos de PIS e COFINS?

Para compreender os créditos, você precisa primeiro entender o princípio da não-cumulatividade. Pense nele como uma forma de evitar o “imposto sobre imposto”. A cada etapa da cadeia produtiva ou de serviços, a empresa pode abater os tributos pagos na etapa anterior, garantindo que a tributação incida apenas sobre o valor agregado.

Esse mecanismo se aplica ao Regime Não-Cumulativo, que é obrigatório para a maioria das empresas enquadradas no Lucro Real. No regime cumulativo (usado por empresas do Lucro Presumido), essa apuração de créditos não existe, e os tributos são calculados diretamente sobre o faturamento.

As empresas do Lucro Real, portanto, são as principais beneficiárias desse sistema. Elas apuram o PIS (Programa de Integração Social) com alíquota de 1,65% e a COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social) com alíquota de 7,6% sobre suas receitas. O valor a pagar é o resultado da receita tributada menos os créditos apurados sobre custos e despesas permitidos.

A Regra de Ouro: O Conceito de Insumo para a Geração de Créditos

Por muito tempo, a Receita Federal do Brasil adotou uma visão restritiva sobre o que poderia gerar crédito, limitando o conceito de insumo a algo muito próximo de matéria-prima. Felizmente, uma decisão histórica do Superior Tribunal de Justiça (STJ) no REsp 1.221.170/PR ampliou essa definição, trazendo mais clareza e oportunidades para os contribuintes.

O STJ estabeleceu que o conceito de insumo deve ser analisado sob a ótica de dois critérios fundamentais: essencialidade e relevância. Uma despesa é considerada insumo se for indispensável ou importante para o desenvolvimento da atividade econômica da empresa.

• Essencialidade: Refere-se a um item cuja ausência impede ou torna inviável a produção de bens ou a prestação de serviços. Exemplo: a farinha para uma padaria.
• Relevância: Refere-se a um item que, embora não seja indispensável, integra o processo por sua importância, melhorando a qualidade ou a eficiência. Exemplo: o uniforme e os equipamentos de proteção individual (EPIs) de um funcionário na linha de produção.

A grande mudança é que essa análise deve ser feita caso a caso, considerando a atividade específica da sua empresa. O que é insumo para uma indústria pode não ser para uma empresa de serviços.

Checklist de Despesas que Geram Crédito de PIS/COFINS (Direitos Previstos em Lei)

Com base na legislação e na jurisprudência, compilamos um checklist das principais despesas com crédito de PIS e COFINS que sua empresa pode aproveitar.

Aquisição de Bens e Insumos

Esses são os créditos mais tradicionais e fáceis de identificar.

• Bens adquiridos para revenda: Se sua empresa é um comércio, todo o custo de aquisição das mercadorias que serão revendidas gera crédito.
• Matérias-primas e produtos intermediários: Para indústrias, todos os insumos que compõem o produto final são passíveis de crédito.
• Material de embalagem: As embalagens utilizadas no processo de produção e transporte de mercadorias também geram crédito.

Custos com Energia e Aluguéis

Despesas estruturais ligadas diretamente à operação também são elegíveis.

• Energia elétrica e térmica: O valor gasto com energia elétrica consumida nos estabelecimentos da empresa (fábrica, loja, escritório) gera crédito.
• Aluguéis de prédios, máquinas e equipamentos: Os pagamentos de aluguel de imóveis e equipamentos utilizados nas atividades da empresa são dedutíveis.
• Arrendamento mercantil (leasing): As contraprestações de operações de leasing também dão direito a crédito.

Despesas com Logística e Transporte

Custos relacionados à movimentação de mercadorias são fontes importantes de créditos.

• Fretes na operação de venda: Quando o frete é contratado pela sua empresa (ônus do vendedor), o valor pago gera crédito.
• Fretes na aquisição: O frete pago na compra de bens para revenda ou insumos também é creditável.
• Armazenagem de mercadoria: Custos com armazenamento de produtos também podem ser considerados para a apuração.

Outras Despesas Dedutíveis

A legislação prevê outros gastos específicos que podem ser aproveitados.

• Vale-transporte, vale-refeição ou vale-alimentação: Benefícios fornecidos aos funcionários em folha de pagamento.
• Uniformes e EPIs: Vestimentas e equipamentos de proteção individual fornecidos aos empregados.
• Depreciação de máquinas e equipamentos: O valor da depreciação de ativos imobilizados utilizados na produção ou prestação de serviços gera crédito mensal.

Despesas que Exigem Atenção: Os ‘Créditos Cinzentos’ e a Jurisprudência

Algumas despesas não estão expressamente listadas na lei, mas podem ser consideradas insumos com base nos critérios de essencialidade e relevância. Essas são as áreas “cinzentas”, frequentemente questionadas pela Receita Federal e decididas no CARF (Conselho Administrativo de Recursos Fiscais).

Exemplos comuns incluem:

• Marketing e publicidade: Para um e-commerce, a publicidade online pode ser considerada essencial para a venda. Para uma indústria tradicional, talvez não.
• Licenciamento de software: O software de gestão (ERP) é essencial para a administração de quase qualquer empresa moderna, justificando o crédito.
• Serviços de limpeza e segurança: Em ambientes que exigem assepsia (como indústrias alimentícias ou hospitais), esses serviços são essenciais.

Para tomar crédito sobre essas despesas, é fundamental ter uma análise de risco bem fundamentada. A empresa deve ser capaz de comprovar, com documentos e laudos, como aquele gasto é essencial ou relevante para sua atividade principal.

O que NÃO Gera Crédito de PIS e COFINS? Principais Vedações

Tão importante quanto saber o que gera crédito é conhecer as vedações legais para evitar autuações. A legislação proíbe expressamente o aproveitamento de créditos sobre as seguintes despesas:

• Mão de obra paga a pessoa física: Salários e encargos trabalhistas não geram crédito. A exceção são os benefícios como vale-transporte e alimentação, que possuem previsão legal própria.
• Aquisições de empresas do Simples Nacional: Como regra geral, compras de fornecedores optantes pelo Simples Nacional não transferem crédito de PIS/COFINS. Existem exceções muito específicas, que devem ser analisadas com cautela.
• Despesas financeiras: Juros e outras despesas financeiras, em geral, não dão direito a crédito.
• Bens e serviços para atividades isentas: Se sua empresa tem receitas isentas ou com alíquota zero, os custos vinculados a elas não podem gerar crédito.

Como Calcular e Aproveitar os Créditos na Prática?

O processo de apuração e uso dos créditos é mensal e segue uma lógica clara. Primeiro, você precisa identificar todas as notas fiscais e documentos de custos e despesas elegíveis no período. Em seguida, some a base de cálculo de todas essas despesas.

Sobre esse montante, aplique as alíquotas do regime não-cumulativo. Você calculará 1,65% para obter o crédito de PIS e 7,6% para o crédito de COFINS. Esses valores devem ser escriturados e detalhados na EFD-Contribuições, a obrigação acessória digital que sua empresa entrega mensalmente.

Finalmente, o valor total de créditos apurados no mês será deduzido do PIS e da COFINS devidos sobre o seu faturamento. O resultado dessa subtração é o valor que você efetivamente pagará ao governo.

Documentação e Compliance: Como se Proteger de Autuações Fiscais?

Aproveitar créditos de PIS e COFINS exige organização e disciplina. A documentação fiscal idônea é a sua principal defesa em caso de uma fiscalização. Guarde todas as notas fiscais, contratos e comprovantes de pagamento que embasaram a apuração dos seus créditos.

Sua contabilidade deve ser capaz de demonstrar o nexo causal entre a despesa e sua atividade-fim, provando a essencialidade ou relevância de cada custo. Tomar créditos indevidos pode resultar em multas pesadas, que chegam a 75% do valor do crédito, além de juros.

Para mitigar riscos, é altamente recomendável realizar revisões fiscais periódicas. Um contador especializado pode analisar seus procedimentos, identificar oportunidades não aproveitadas e corrigir eventuais falhas, garantindo que sua empresa esteja em conformidade.

Perguntas Frequentes sobre Créditos de PIS e COFINS

Conclusão: Maximizando a Eficiência Tributária da sua Empresa

Dominar as regras para gerar créditos de PIS e COFINS é mais do que uma obrigação contábil; é uma estratégia financeira inteligente. Para PMEs que operam no Lucro Real, cada despesa elegível representa uma oportunidade de reduzir a carga tributária e liberar fluxo de caixa para investimentos, crescimento e inovação.

Lembre-se que a análise deve ser contínua e adaptada à realidade operacional do seu negócio. O que não era considerado insumo ontem pode se tornar essencial amanhã com uma mudança no seu processo produtivo. Este checklist PIS e COFINS é um ponto de partida sólido para sua gestão.

Para garantir total segurança e otimização, o ideal é contar com o apoio de uma assessoria contábil especializada. Um profissional qualificado pode realizar um diagnóstico tributário completo, identificar todas as oportunidades de crédito e assegurar que sua empresa esteja sempre em conformidade com a legislação.

Referências

• Órgão governamental responsável pela administração e fiscalização dos tributos federais, incluindo PIS e COFINS, e pela definição de regras via Instruções Normativas. – O Que é Receita Federal: Conheça as Funções e Serviços – https://www.mobills.com.br/blog/o-que-e/o-que-e-receita-federal/
• Mencionar a importância de considerar a carga tributária (Imposto de Renda, CSLL) nas projeções de fluxo de caixa, pois impactam diretamente a rentabilidade líquida do projeto. – Institucional — Receita Federal – https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/acesso-a-informacao/institucional
• Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social, também incidente sobre a receita bruta das empresas. – O que é COFINS e como calcular? – https://sl2consultoria.com.br/blog/o-que-e-cofins/
• Contextualizar a CSLL como uma contribuição cuja arrecadação é destinada ao financiamento da Saúde, Previdência e Assistência Social. – Conceito de Seguridade Social – https://www.estrategiaconcursos.com.br/blog/conceito-seguridade-social/
• Mencionar como o órgão julgador de disputas tributárias que define jurisprudência importante sobre o conceito de insumo e outros temas controversos. – CARF: Papel e Importância no Direito Tributário Brasileiro – https://legale.com.br/blog/carf-papel-e-importancia-no-direito-tributario-brasileiro/
• Detalhar o conceito definido pelo STJ (essencialidade e relevância) como critério central para a geração de créditos, indo além da definição de matéria-prima. – Conceito de insumos e ajustes no creditamento – https://www.gov.br/pgfn/pt-br/cidadania-tributaria/por-assunto/pis-cofins-2/copy_of_nao-cumulatividade/conceito-de-insumos-e-ajustes-no-creditamento

Sobre o Autor

Júnior Araújo

• Título: Contador e CEO da Junior Contador Digital;
• Registro CRC: SP-345376;
• Formação: Ciências Contábeis – Faculdade de Americana (FAM);
• Expertise Principal: Consultoria contábil e fiscal estratégica, com foco em estratégias de estruturação de holdings patrimoniais, planejamento tributário e otimização fiscal para empresas de diversos portes.
• Conhecimento Adicional: Integração de tecnologia em processos contábeis, Normas IFRS;
• Papel no Blog: Editor-Chefe e autor, compartilhando conhecimento prático para PMEs.