Abriu seu CNPJ? Conheça as 5 Primeiras Obrigações Acessórias da sua Empresa

Abriu seu CNPJ? Conheça as 5 Primeiras Obrigações Acessórias da sua Empresa

Por
  • O que são obrigações acessórias e por que são cruciais para uma nova empresa.
  • As primeiras declarações mensais que todo novo CNPJ deve conhecer.
  • As declarações anuais obrigatórias para diferentes regimes tributários.
  • Consequências e multas por não cumprir os prazos.

O que são Obrigações Acessórias: Mais do que Apenas Pagar Impostos

O que são Obrigações Acessórias: Mais do que Apenas Pagar Impostos
O que são Obrigações Acessórias: Mais do que Apenas Pagar Impostos

Parabéns, você deu o grande passo e abriu seu CNPJ! Mas, além de focar no crescimento do seu negócio, existe um universo de responsabilidades fiscais que começa a valer desde o primeiro dia. Entre elas, estão as chamadas obrigações acessórias, um conjunto de declarações e registros que informam ao governo sobre as atividades da sua empresa.

A diferença entre obrigação principal e acessória

Para entender melhor, vamos usar uma analogia simples. A obrigação principal é o ato de pagar o imposto devido. É o dinheiro que sai do caixa da sua empresa e vai para os cofres públicos. Já a obrigação acessória é como a “prestação de contas” desse pagamento. São as declarações, os formulários e os relatórios que você envia para comprovar e detalhar como chegou àquele valor de imposto, conforme detalhado pela Omie. Em resumo, uma é pagar, a outra é informar o que foi pago e por quê.

Por que o governo exige essas declarações?

O governo exige essas informações para fiscalizar e garantir que todas as empresas estão cumprindo suas responsabilidades tributárias corretamente. As obrigações acessórias fornecem aos órgãos fiscalizadores os dados necessários para cruzar informações e verificar a conformidade do seu negócio. Elas são a principal ferramenta do Fisco para assegurar a transparência e o controle sobre as movimentações econômicas das empresas em todo o país, como explica o portal da Omie.

Checklist: As Primeiras Obrigações Mensais para Novas Empresas

Checklist: As Primeiras Obrigações Mensais para Novas Empresas
Checklist: As Primeiras Obrigações Mensais para Novas Empresas

Assim que uma empresa é aberta, um calendário de entregas mensais começa a valer. Perder esses prazos pode gerar multas e dores de cabeça. Conheça as principais:

MIT: A “confissão” dos seus débitos federais

O MIT (Módulo de Inclusão dos Tributos) é uma das mais importantes obrigações. Nela, sua empresa informa à Receita Federal todos os tributos federais que apurou no mês, como IRPJ, CSLL, PIS e COFINS. É, essencialmente, uma “confissão” da sua dívida tributária, detalhando o que você deve e como pretende pagar ou compensar, segundo o serviço oficial do governo. A entrega é mensal e o prazo é o ultimo dia útil do mês seguinte ao da ocorrência dos fatos.

EFD-Reinf: Informando as retenções de impostos

A Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf) complementa as informações do eSocial. Ela é usada para declarar as retenções de impostos que não estão relacionadas à folha de pagamento, como serviços contratados (terceirizados), pagamentos a autônomos e a Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB), de acordo com a página do serviço no portal Gov.br. Essa declaração é fundamental para que o governo possa cruzar os dados de quem pagou e quem recebeu os valores.

e-Social/DCTF-WEB: A unificação das informações trabalhistas e previdenciárias

Se a sua empresa tem funcionários, o eSocial é uma obrigação central. Este sistema unifica o envio de todas as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relacionadas aos seus colaboradores. Desde a admissão, passando pela folha de pagamento, férias, até o desligamento, tudo é registrado no eSocial. Ele substitui diversas obrigações antigas, como a GFIP e o CAGED, simplificando o processo, mas exigindo atenção constante aos prazos de cada evento, conforme informações do portal oficial do eSocial.

PGDAS-D: A declaração mensal para optantes do Simples Nacional

Para as micro e pequenas empresas optantes pelo Simples Nacional, a principal obrigação mensal é o PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório). É através deste programa que você informa a receita bruta mensal da sua empresa, calcula o valor do imposto unificado (DAS) e gera a guia para pagamento. A entrega da declaração e o pagamento do DAS devem ser feitos até o dia 20 do mês seguinte ao da apuração, como estabelecido pelo serviço do Simples Nacional.

Fique de Olho: As Declarações Anuais Essenciais

Fique de Olho: As Declarações Anuais Essenciais
Fique de Olho: As Declarações Anuais Essenciais

Além das entregas mensais, o planejamento anual da sua empresa precisa incluir algumas obrigações acessórias de peso. Elas consolidam as informações de todo o ano-calendário.

DEFIS: O “raio-x” anual da empresa no Simples Nacional

A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) é a declaração anual exclusiva para as empresas do Simples Nacional. Ela funciona como um raio-x completo da empresa, informando dados sobre faturamento, despesas, número de empregados, lucros distribuídos aos sócios e outras informações socioeconômicas. O prazo de entrega é até o dia 31 de março do ano seguinte ao ano-calendário a que se refere, segundo as diretrizes do governo federal.

O Custo do Esquecimento: Multas e Consequências por Atraso

O Custo do Esquecimento: Multas e Consequências por Atraso
O Custo do Esquecimento: Multas e Consequências por Atraso

O ditado “o tempo é dinheiro” nunca foi tão verdadeiro quanto no mundo fiscal. Perder o prazo de uma obrigação acessória pode custar caro para uma empresa recém-aberta.

Como funciona a Multa por Atraso na Entrega de Declaração (MAED)

A Multa por Atraso na Entrega de Declaração (MAED) é a penalidade mais comum. O valor mínimo é de R$ 165,74, mas pode ser bem maior. Geralmente, a multa é calculada como um percentual sobre o valor dos impostos declarados, mesmo que já tenham sido pagos. Para a declaração de imposto de renda, por exemplo, a multa é de 1% ao mês sobre o imposto devido, limitada a 20% do valor total, de acordo com as informações da Receita Federal.

Outros riscos: CNPJ inapto e restrições para a empresa

O problema vai além das multas. A ausência recorrente na entrega de declarações pode levar a consequências mais graves, como a declaração de inaptidão do CNPJ. Um CNPJ inapto impede a empresa de operar: não é possível emitir notas fiscais, realizar transações bancárias ou participar de licitações. Regularizar a situação depois de declarada a inaptidão é um processo burocrático e que pode gerar ainda mais custos.

Conclusão: Como Manter sua Nova Empresa Sempre em Dia

Abrir uma empresa é apenas o começo da jornada. Para garantir um crescimento saudável e evitar problemas com o Fisco, a organização é a chave. Crie um calendário fiscal, utilize softwares de gestão e, o mais importante, conte com o apoio de um contador de confiança. Ele será seu principal aliado para navegar pelo complexo sistema tributário brasileiro e garantir que sua nova empresa esteja sempre em conformidade.

Perguntas Frequentes (FAQ)

Qual a principal diferença entre obrigação principal e acessória?

A obrigação principal é o pagamento do tributo em si. A obrigação acessória é a entrega de declarações e informações que comprovam e detalham esse pagamento ao Fisco.

Uma empresa sem movimento precisa entregar declarações?

Sim. Mesmo que uma empresa não tenha faturamento ou funcionários em um determinado mês, a maioria das obrigações acessórias,, precisa ser entregue como “declaração sem movimento” para informar ao governo sobre a inatividade no período.

O que acontece se eu perder o prazo de entrega?

A perda do prazo resulta na cobrança da Multa por Atraso na Entrega de Declaração (MAED), com valor mínimo estipulado pela Receita Federal, além de juros sobre o valor da multa.

Todas as empresas precisam entregar as mesmas declarações?

Não. As obrigações variam significativamente de acordo com o regime tributário da empresa (Simples Nacional, Lucro Presumido, Lucro Real) e sua atividade. Por isso, a orientação de um contador é fundamental.

Sobre o Autor

Júnior Araújo

  • Título: Contador e CEO da Junior Contador Digital;
  • Registro CRC: SP-345376;
  • Formação: Ciências Contábeis – Faculdade de Americana (FAM);
  • Expertise Principal: Consultoria contábil e fiscal estratégica, com foco em estratégias de estruturação de holdings patrimoniais, planejamento tributário e otimização fiscal para empresas de diversos portes.
  • Conhecimento Adicional: Integração de tecnologia em processos contábeis, Normas IFRS;
  • Papel no Blog: Editor-Chefe e autor, compartilhando conhecimento prático para PMEs.

Referências

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