Muitos empreendedores optam pelo regime do Simples Nacional acreditando que essa é a solução definitiva para eliminar a burocracia fiscal. A promessa de unificar oito impostos em uma única guia de pagamento é, sem dúvida, um grande atrativo. No entanto, é fundamental entender que “simplificar” não significa “eliminar”. Embora o regime unifique o pagamento de tributos, ele mantém uma série de deveres de informação ao Fisco, conhecidos como obrigações acessórias. Ignorá-las pode levar a multas e dores de cabeça que anulam os benefícios da simplificação.
A realidade é que, mesmo nesse regime tributário, a organização é a chave para a conformidade. O fato de que o Simples Nacional simplifica obrigações federais não isenta o empresário de prestar contas periodicamente. Essas declarações são a forma que a Receita Federal tem para verificar se os impostos estão sendo calculados e pagos corretamente, cruzando dados e garantindo a lisura do sistema. Por isso, é crucial conhecer quais são essas responsabilidades e seus respectivos prazos.
Este artigo servirá como um guia claro e prático sobre as principais declarações do Simples Nacional, tanto as mensais quanto as anuais, que todo gestor de PME precisa dominar. Vamos desmistificar o que são PGDAS-D e DEFIS, explorar outras obrigações que podem surgir dependendo da sua atividade e fornecer um calendário para que você nunca mais perca um prazo. Se você quer garantir a tranquilidade fiscal da sua empresa, entenda como evitar multas do Fisco com as obrigações acessórias e mantenha seu negócio 100% regularizado.
Principais Destaques
- Obrigação Mensal: Declare seu faturamento via PGDAS-D e pague o DAS até o dia 20.
- Declaração Anual: Entregue a DEFIS até 31 de março, mesmo se a empresa estiver inativa.
- Atenção aos Funcionários: A contratação de colaboradores ativa as obrigações do eSocial, unificando informações trabalhistas.
- Retenção de Impostos: Pagamentos com retenção de IR exigem a entrega da DIRF no início do ano.
O que São Obrigações Acessórias? (E por que elas existem?)
No universo tributário, as responsabilidades de uma empresa são divididas em duas categorias principais: a obrigação principal e a acessória. Entender essa diferença é o primeiro passo para uma gestão fiscal eficiente. A obrigação principal é direta e intuitiva: é o dever de pagar o tributo, o imposto em si. No caso do Simples Nacional, ela se materializa no pagamento mensal do DAS.
Por outro lado, para que o governo saiba quanto você deve pagar e possa fiscalizar a correção desses valores, surgem as obrigações acessórias. Essa é a definição de uma Obrigação Acessória, um dever legal de ‘fazer’, ‘não fazer’ ou ‘permitir algo’ no interesse da fiscalização, que complementa o pagamento do imposto. Elas são os deveres de “informar” ou “declarar” dados ao Fisco.
Podemos usar uma analogia simples para ilustrar: pagar a guia do DAS é como pagar a conta de luz (obrigação principal). Já a obrigação acessória é como fornecer a leitura mensal do medidor de energia para que a companhia elétrica saiba exatamente quanto cobrar. Sem essa informação, o cálculo do valor devido seria impossível. O propósito dessas declarações é permitir que os órgãos fiscais, como a Receita Federal, realizem o cruzamento de dados, verifiquem a consistência das informações e garantam que não há sonegação fiscal. Elas são a base da fiscalização tributária no país.
A Dupla Essencial do Simples Nacional: PGDAS-D e DEFIS
No coração das obrigações do Simples Nacional estão duas siglas que todo empreendedor deve conhecer profundamente: PGDAS-D e DEFIS. Elas representam, respectivamente, a principal responsabilidade mensal e anual da empresa perante a Receita Federal. Dominar o funcionamento e os prazos dessa dupla é 90% do caminho para manter a conformidade fiscal do seu negócio.
PGDAS-D: Sua Obrigação Mensal
A sigla pode parecer complexa, mas sua função é vital. O PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório) é o sistema online onde a empresa calcula e declara o valor devido mensalmente, acessível através do portal do governo. É por meio dele que você informa à Receita Federal todo o faturamento bruto do mês anterior, segregado por tipo de atividade (comércio, indústria ou serviço).
O processo é relativamente simples: o gestor ou seu contador acessa o sistema, insere as receitas, e o próprio programa calcula o valor do imposto com base nas alíquotas correspondentes à sua faixa de faturamento. Ao final do processo, o sistema gera o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), a guia única para o pagamento dos tributos.
O ponto mais crítico aqui é o prazo: todo esse procedimento deve ser realizado e o DAS pago até o dia 20 do mês seguinte ao da apuração da receita. Atrasos na declaração ou no pagamento geram multas e juros. É fundamental destacar que, mesmo que a empresa não tenha tido faturamento em um determinado mês, a declaração no PGDAS-D ainda é obrigatória, informando um valor zerado. Para mais detalhes, consulte nosso guia completo sobre o PGDAS-D.
DEFIS: Sua Declaração Anual
Enquanto o PGDAS-D é o seu compromisso mensal, a DEFIS é a sua grande prestação de contas anual. A DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) funciona como um raio-x completo da sua empresa, apresentado anualmente à Receita Federal. Ela consolida informações que vão muito além do faturamento, oferecendo um panorama geral do negócio.
Nesta declaração, a empresa deve informar dados cruciais sobre o ano-calendário anterior, como:
- O valor total do faturamento anual.
- Ganhos de capital, se houver.
- O número de empregados no início e no final do período.
- Informações sobre o pró-labore e a distribuição de lucros aos sócios.
- O estoque inicial e final (para empresas do comércio e indústria).
O prazo para a entrega da DEFIS é, geralmente, até o dia 31 de março do ano seguinte ao ano-calendário da declaração. Assim como o PGDAS-D, a entrega da DEFIS é obrigatória mesmo para empresas que permaneceram inativas durante todo o ano. A não entrega ou a entrega com informações incorretas pode impedir a empresa de realizar a apuração mensal no PGDAS-D e gerar multas significativas. Para se aprofundar, consulte o guia completo da DEFIS.
Outras Declarações que Podem Afetar sua Empresa (Atenção aos Detalhes)
Embora o PGDAS-D e a DEFIS sejam as obrigações centrais, o universo do Simples Nacional não se resume a elas. Dependendo das atividades específicas da sua empresa, outras declarações podem ser necessárias. É um erro comum acreditar que o regime simplificado isenta o negócio de todas as outras responsabilidades. Ficar atento a esses detalhes é crucial para evitar surpresas desagradáveis com o Fisco.
Abaixo, detalhamos algumas das obrigações acessórias mais comuns que podem impactar sua empresa, mesmo sendo optante pelo Simples Nacional:
- DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte): Se a sua empresa realizou pagamentos a pessoas físicas ou jurídicas e reteve Imposto de Renda na fonte, ela está obrigada a entregar a DIRF. Isso inclui o pagamento de salários com retenção de IR, distribuição de lucros acima do limite de isenção, ou pagamento por serviços prestados por autônomos e outras empresas com retenção. O prazo de entrega costuma ser no final de fevereiro de cada ano.
- eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas): A partir do momento em que sua empresa contrata o primeiro funcionário, ela passa a ter obrigações com o eSocial. Este sistema unifica o envio de todas as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relativas aos colaboradores. Admissões, demissões, folhas de pagamento, afastamentos e informações sobre segurança do trabalho devem ser reportadas através do eSocial, seguindo seus próprios calendários e prazos.
- EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais): Complementar ao eSocial, a EFD-Reinf é utilizada para declarar rendimentos pagos e retenções de Imposto de Renda e contribuições sociais que não estão relacionadas ao trabalho. Um caso comum para empresas do Simples Nacional é a contratação de serviços de outras empresas (não optantes pelo Simples) com retenção de tributos como o INSS.
É importante notar que o regime do Simples Nacional simplifica obrigações federais relacionadas aos impostos unificados no DAS, como impostos como PIS e COFINS e o Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ), mas não elimina responsabilidades ligadas a relações de trabalho ou retenções de impostos de terceiros.
O Calendário Fiscal do Simples Nacional: Um Resumo Prático
Para facilitar a organização e garantir que nenhum prazo seja perdido, criamos um resumo prático do calendário fiscal com as principais obrigações do Simples Nacional. Utilize esta lista como um checklist para manter sua empresa sempre em dia.
Obrigações Mensais
- Até o dia 20 de cada mês:
- Ação: Realizar a apuração do faturamento do mês anterior no sistema PGDAS-D.
- Ação: Gerar e pagar o Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS).
Obrigações Anuais
- Até o último dia útil de Fevereiro:
- Ação: Entregar a DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte), caso a empresa tenha realizado pagamentos com retenção de IR no ano anterior.
- Até 31 de Março:
- Ação: Entregar a DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) referente ao ano-calendário anterior.
Obrigações Eventuais (Conforme a Ocorrência)
- eSocial:
- Admissão de funcionário: A informação deve ser enviada até o final do dia anterior ao início das atividades.
- Demissão de funcionário: A comunicação deve ser feita em até 10 dias corridos após o desligamento.
- Folha de Pagamento: O fechamento e envio devem ocorrer até o dia 15 do mês seguinte.
- EFD-Reinf:
- Ação: A declaração deve ser enviada mensalmente, até o dia 15 do mês subsequente aos fatos geradores.
Manter este calendário visível e criar alertas pode ser uma estratégia simples e eficaz para evitar multas e juros decorrentes de atrasos.
Conclusão: Simplificação Exige Organização
Fica claro que, embora o Simples Nacional simplifique obrigações federais ao unificar o pagamento de impostos, ele não representa o fim da burocracia. A simplificação está no processo de pagamento, mas a necessidade de prestar contas ao Fisco, por meio das obrigações acessórias, permanece como um pilar da gestão fiscal de qualquer empresa. A dupla PGDAS-D (mensal) e DEFIS (anual) é a espinha dorsal da conformidade, mas outras declarações como DIRF e eSocial podem surgir conforme a empresa cresce e suas operações se tornam mais complexas.
A mensagem principal é que a redução da complexidade tributária deve ser acompanhada por um aumento na organização e na atenção aos detalhes. Ignorar os prazos ou desconhecer essas responsabilidades pode transformar os benefícios do regime simplificado em prejuízos financeiros e operacionais. Portanto, o melhor caminho é a proatividade: crie alertas em seu calendário para os dias 20 de cada mês (PGDAS-D) e para o mês de março (DEFIS), e sempre consulte seu contador ao tomar decisões que possam gerar novas obrigações, como contratar um funcionário. Lembre-se que muitas dessas informações alimentam o conheça o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), integrando os dados fiscais em nível nacional.
Ainda tem dúvidas sobre as obrigações da sua empresa? A Junior Contador Digital pode garantir sua tranquilidade fiscal. Fale com nossos especialistas e mantenha sua empresa 100% em dia.
Perguntas Frequentes
O que acontece se eu não entregar a DEFIS no prazo?
A não entrega da DEFIS impede a geração do DAS mensal através do PGDAS-D a partir de abril, deixando a empresa inadimplente. Além disso, está sujeita a uma multa de 2% ao mês-calendário sobre o montante dos tributos informados, limitada a 20%.
Empresa sem faturamento precisa entregar o PGDAS-D e a DEFIS?
Sim. Ambas as declarações são obrigatórias mesmo para empresas inativas ou sem faturamento no período. No PGDAS-D, deve-se informar a receita zerada mensalmente, e na DEFIS, a condição de inatividade deve ser declarada anualmente.
Posso parcelar débitos do Simples Nacional?
Sim, é possível solicitar o parcelamento de débitos já vencidos e declarados do Simples Nacional diretamente no portal da Receita Federal ou no e-CAC. O parcelamento é uma ótima opção para regularizar a situação da empresa e evitar a exclusão do regime.
Qual a diferença entre obrigação principal e acessória?
A obrigação principal é o ato de pagar o tributo (o dinheiro). A obrigação acessória é o dever de fazer ou informar algo ao Fisco (prestar contas), como entregar declarações (DEFIS, PGDAS-D) e emitir notas fiscais.
Sobre o Autor
Júnior Araújo
- Título: Contador e CEO da Junior Contador Digital;
- Registro CRC: SP-345376;
- Formação: Ciências Contábeis – Faculdade de Americana (FAM);
- Expertise Principal: Consultoria contábil e fiscal estratégica, com foco em estratégias de estruturação de holdings patrimoniais, planejamento tributário e otimização fiscal para empresas de diversos portes.
- Conhecimento Adicional: Integração de tecnologia em processos contábeis, Normas IFRS;
- Papel no Blog: Editor-Chefe e autor, compartilhando conhecimento prático para PMEs.
Referências
- Portal do Simples Nacional: https://www8.receita.fazenda.gov.br/simplesnacional/
- Emissão de DAS para Pagamento: https://www.gov.br/pt-br/servicos/emitir-das-para-pagamento-de-tributos-do-simples-nacional
- Declaração de Apurações Mensais (PGDAS-D): https://www.gov.br/pt-br/servicos/declarar-apuracoes-mensais-do-simples-nacional
- Conceito de Obrigação Tributária: https://www.portaltributario.com.br/tributario/obrigacaotributaria.htm
- Guia Completo sobre a DEFIS: https://www.contabeis.com.br/noticias/51124/guia-completo-sobre-defis/