PGDAS-D 2026: O Guia Completo da Declaração Mensal do Simples Nacional

Manter-se em dia com as obrigações fiscais é um dos maiores desafios para empreendedores de pequenas e médias empresas no Brasil. Em meio a tantas siglas e prazos, a gestão tributária pode parecer um labirinto. No entanto, para os optantes do Simples Nacional, uma ferramenta se destaca como a principal aliada mensal: o PGDAS-D. Compreender seu funcionamento não é apenas uma obrigação, mas uma necessidade estratégica para a saúde financeira do negócio.

O PGDAS-D é o programa que centraliza a apuração dos impostos e a geração da guia de pagamento, simplificando a rotina contábil. Ignorá-lo ou preenchê-lo de forma incorreta pode levar a multas, juros e até mesmo à exclusão do regime tributário. Por isso, preparamos este guia completo e passo a passo para desmistificar o processo, desde o primeiro acesso até a retificação de informações, garantindo que sua empresa permaneça em total conformidade.

O que é o PGDAS-D e para que serve?

O PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório) é o sistema online oficial para declarar as apurações mensais. Disponibilizado pela Receita Federal do Brasil, ele é a ferramenta central para a gestão tributária mensal das empresas enquadradas no regime tributário do Simples Nacional. Sua principal finalidade é permitir que Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) calculem os tributos devidos sobre seu faturamento e emitam a guia de pagamento.

É através dele que o empresário informa sua receita bruta e o sistema calcula automaticamente os impostos unificados, gerando o Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS) para pagamento. Essa ferramenta faz parte do grande ecossistema do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), que visa modernizar e digitalizar as obrigações acessórias das empresas brasileiras.

É fundamental não confundir os termos. O PGDAS-D é o programa declaratório mensal. O DAS é o boleto de pagamento gerado pelo programa. E a DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) é a declaração anual da empresa, que consolida informações de todo o ano-calendário, sendo uma obrigação distinta e com prazo diferente da DEFIS, que é a declaração anual.

Quem é obrigado a entregar o PGDAS-D mensalmente?

A regra é clara: todas as Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) que optaram pelo Simples Nacional são obrigadas a realizar a entrega mensal desta declaração. A obrigatoriedade persiste independentemente da existência de faturamento no período.

A exceção mais importante à regra é o MEI (Microempreendedor Individual). O MEI está dispensado da entrega do PGDAS-D, pois seu regime de tributação é diferente. Ele recolhe seus impostos por meio de uma guia de valor fixo mensal, o DAS-MEI, e cumpre sua obrigação declaratória anualmente através da DASN-SIMEI.

Uma dúvida comum entre empresários é sobre a necessidade de declarar em meses sem atividade. A resposta é sim. Mesmo que a empresa não tenha tido faturamento em um determinado mês, a declaração zerada deve ser transmitida. A ausência da entrega, mesmo sem receita, coloca a empresa em situação de pendência fiscal, sujeita a multas e outras sanções.

Como Preencher o PGDAS-D: Passo a Passo Detalhado

O preenchimento do PGDAS-D pode parecer complexo à primeira vista, mas seguindo um roteiro organizado, o processo se torna mais claro e seguro. Este guia visual foi criado para orientá-lo em cada etapa.

1. Acesso ao Sistema: O primeiro passo é acessar o ambiente digital da Receita Federal. Isso pode ser feito de duas maneiras: diretamente pelo portal do Simples Nacional ou através do portal e-CAC. Para o acesso, será necessário um código de acesso (que pode ser gerado no próprio site) ou um certificado digital, que oferece uma camada extra de segurança.
2. Período de Apuração: Após o login, o sistema solicitará que você selecione o “Período de Apuração” (PA), que corresponde ao mês cujas receitas você irá declarar. Por exemplo, para declarar as vendas de janeiro, você deve selecionar o PA “01/2026”.
3. Informar a Receita Bruta Total: Na tela seguinte, você deverá informar a receita bruta total do mês selecionado. Este campo deve conter a soma de todas as vendas de produtos e prestações de serviços realizadas no período, sem nenhum tipo de desconto. Se não houve faturamento, basta informar o valor “0,00”.
4. Segregar as Receitas: Esta é a etapa mais crítica e que exige maior atenção. O sistema solicitará que você “segregue” a receita, ou seja, que a divida de acordo com a natureza da atividade e a tributação aplicável. Você precisará detalhar os valores correspondentes a:
   • Venda de mercadorias (comércio/indústria).
   • Prestação de serviços.
   • Vendas com ou sem substituição tributária de ICMS.
   • Receitas de exportação.
   • Cada tipo de receita corresponde a um anexo específico do Simples Nacional.
5. Cálculo e Geração do DAS: Após a segregação correta das receitas, o próprio PGDAS-D fará o cálculo automático do valor total dos impostos devidos. O sistema aplicará as alíquotas correspondentes a cada tipo de receita informada. Ao final, basta clicar na opção para gerar o Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS).
6. Pagamento: Com o DAS em mãos, a última etapa é realizar o pagamento. O vencimento padrão é sempre no dia 20 do mês seguinte ao período de apuração. Caso o dia 20 não seja um dia útil, o vencimento é prorrogado para o próximo dia útil. O pagamento pode ser feito em qualquer agência bancária, casa lotérica ou via internet banking.

Preenchimento para Comércio vs. Serviços: O que muda?

A etapa de segregação de receitas no PGDAS-D varia significativamente dependendo do tipo de atividade da empresa. Entender essa diferença é crucial para evitar erros de tributação.

Para empresas de comércio e indústria, o processo tende a ser mais direto. Geralmente, suas receitas são alocadas nos Anexos I (Comércio) ou II (Indústria) do Simples Nacional. O preenchimento consiste em informar os valores das vendas de mercadorias, distinguindo, quando for o caso, aquelas sujeitas à substituição tributária de ICMS.

Já para os prestadores de serviço, a complexidade é maior. As atividades de serviço podem se enquadrar nos Anexos III, IV ou V, cada um com alíquotas e regras distintas. É fundamental que o empresário, com o auxílio de seu contador, identifique corretamente em qual anexo sua atividade se encaixa para informar a receita no campo correto.

Um ponto de atenção especial para serviços é o Fator R. Para atividades enquadradas no Anexo V, o sistema exige a informação do valor da folha de salários dos últimos 12 meses. Se essa despesa for igual ou superior a 28% da receita bruta do mesmo período, a empresa pode ser tributada pelas alíquotas mais vantajosas do Anexo III. Portanto, informar corretamente esses valores é essencial para garantir o cálculo correto do Fator R e uma possível economia tributária.

Errei no preenchimento! Como retificar o PGDAS-D?

Erros acontecem, e o sistema da Receita Federal prevê essa possibilidade. Se você preencheu alguma informação incorreta, como o valor do faturamento ou a segregação das receitas, é possível corrigir o erro por meio de uma declaração retificadora. O procedimento é parte essencial do processo de retificação de declarações fiscais.

O passo a passo para a retificação é simples:

1. Acesse novamente o sistema PGDAS-D com seu código de acesso ou certificado digital.
2. Selecione o mesmo período de apuração da declaração que deseja corrigir.
3. O sistema identificará que já existe uma declaração para aquele mês e oferecerá a opção “Retificar”.
4. Ao selecionar essa opção, a declaração original será aberta, permitindo que você altere os campos necessários.
5. Após fazer as correções, basta transmitir a nova declaração.

A retificação substitui integralmente a declaração original. As consequências dependem do tipo de ajuste realizado. Se a correção resultar em um imposto maior, a diferença deverá ser paga com juros e multa, calculados a partir do vencimento original. Se o erro gerou um pagamento a maior, a empresa terá um crédito tributário, que poderá ser compensado em apurações futuras.

PGDAS-D em Atraso: Multas e Consequências

Deixar de entregar o PGDAS-D ou entregá-lo fora do prazo estabelecido acarreta penalidades severas que podem comprometer a saúde financeira e a regularidade da empresa. A principal penalidade é a MAED (Multa por Atraso na Entrega da Declaração).

O cálculo da multa é automático e gerado no momento da transmissão da declaração em atraso. A principal penalidade é a Multa por Atraso na Entrega da Declaração (MAED), que corresponde a 2% ao mês-calendário sobre o montante dos tributos informados, conforme detalhado em portais especializados sobre a multa por atraso no PGDAS-D. Essa multa é limitada a 20% do valor total dos impostos e possui um valor mínimo de R$ 50,00.

Além da multa, as consequências de não cumprir essa obrigação são graves e podem incluir:

• Impossibilidade de emitir a Certidão Negativa de Débitos (CND): Sem essa certidão, a empresa fica impedida de participar de licitações, obter financiamentos e realizar diversas operações comerciais.
• Pendência no CNPJ: A empresa fica com o status de “pendente” perante a Receita Federal.
• Risco de exclusão do Simples Nacional: A inadimplência contumaz de obrigações acessórias é um dos motivos que podem levar ao risco de exclusão do Simples Nacional, forçando a empresa a migrar para regimes tributários mais complexos e onerosos.

Perguntas Frequentes sobre o PGDAS-D

Conclusão

O PGDAS-D é mais do que uma simples obrigação fiscal; é a ferramenta que rege a vida tributária mensal de milhões de empresas no Simples Nacional. Dominar seu preenchimento, entender as diferenças entre os tipos de receita e conhecer os prazos e as consequências do atraso são passos fundamentais para garantir a conformidade e a sustentabilidade do negócio. Embora os detalhes possam parecer intimidadores, o processo se torna gerenciável com organização, conhecimento e, principalmente, o suporte de uma contabilidade especializada.

Manter a regularidade fiscal protege a empresa de multas e sanções, além de abrir portas para novas oportunidades de crescimento, como acesso a crédito e participação em licitações. A entrega correta e pontual da declaração mensal Simples Nacional é um pilar para uma gestão empresarial sólida e tranquila.

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Sobre o Autor

Júnior Araújo

• Título: Contador e CEO da Junior Contador Digital;
• Registro CRC: SP-345376;
• Formação: Ciências Contábeis – Faculdade de Americana (FAM);
• Expertise Principal: Consultoria contábil e fiscal estratégica, com foco em estratégias de estruturação de holdings patrimoniais, planejamento tributário e otimização fiscal para empresas de diversos portes.
• Conhecimento Adicional: Integração de tecnologia em processos contábeis, Normas IFRS;
• Papel no Blog: Editor-Chefe e autor, compartilhando conhecimento prático para PMEs.

Referências

• Declarar Apurações Mensais do Simples Nacional: https://www.gov.br/pt-br/servicos/declarar-apuracoes-mensais-do-simples-nacional
• Portal do Simples Nacional: https://www8.receita.fazenda.gov.br/simplesnacional/
• Emitir DAS para Pagamento: https://www.gov.br/pt-br/servicos/emitir-das-para-pagamento-de-tributos-do-simples-nacional
• Declarar Informações Anuais do Simples Nacional (DEFIS): https://www.gov.br/pt-br/servicos/declarar-apuracoes-e-informacoes-anuais-do-simples-nacional
• Sistema Público de Escrituração Digital (SPED): http://sped.rfb.gov.br/
• Receita Federal do Brasil: https://www.gov.br/receitafederal/pt-br
• Multa pelo Atraso na Entrega do PGDAS-D: https://www.contabeis.com.br/noticias/61343/simples-nacional-saiba-qual-a-multa-pelo-atraso-na-entrega-do-pgdas-d/