DEFIS: O Guia Completo da Declaração Anual do Simples Nacional

Sua empresa é do Simples Nacional? Então, todo começo de ano você tem um compromisso importante com a Receita Federal: a entrega da DEFIS. Embora este regime tributário simplifique a apuração mensal de impostos, ele não elimina as obrigações anuais que são vitais para manter a regularidade fiscal do seu negócio. A DEFIS é, sem dúvida, uma das mais importantes.

Muitos empreendedores se confundem com as diversas siglas e prazos, mas compreender esta declaração é mais simples do que parece. Ela funciona como um raio-x completo da sua empresa no ano que passou, consolidando informações que o Fisco utiliza para verificar a conformidade do seu negócio.

Este guia completo foi criado para esclarecer todas as suas dúvidas de forma direta e prática. Vamos detalhar o que é a DEFIS, quem precisa declarar, os prazos para 2026, o passo a passo para a entrega e as penalidades por atraso. Ao final, você terá a segurança necessária para cumprir essa obrigação sem erros.

Principais Destaques

• A DEFIS é obrigatória para todas as empresas do Simples Nacional, mesmo as inativas.
• O prazo final para a entrega referente ao ano de 2025 é 31 de março de 2026.
• Atraso na entrega gera multa mínima e pode resultar em um CNPJ Inapto.
• MEI não entrega a DEFIS, mas sim a sua própria declaração, a DASN-SIMEI.

O que é a DEFIS? (A Resposta Direta)

A DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) é uma obrigação acessória anual para as empresas optantes pelo Simples Nacional. Sua função é informar à Receita Federal os dados econômicos, sociais e fiscais da empresa referentes ao ano-calendário anterior, mesmo que ela não tenha tido faturamento. Ela é uma das muitas siglas no glossário de siglas federais que todo empresário precisa conhecer.

Pense nela como um relatório anual detalhado, um verdadeiro “raio-x” do seu negócio que complementa as informações fornecidas mensalmente. Ela é fundamental para que o governo possa cruzar dados e verificar se a empresa se manteve dentro das regras do regime simplificado. É importante destacar que a DEFIS substituiu a antiga DASN (Declaração Anual do Simples Nacional), unificando e modernizando o processo.

É fundamental não confundir a DEFIS com outras obrigações. Enquanto o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional) é a guia de pagamento mensal, a DEFIS é o relatório anual que consolida as informações. Da mesma forma, ela é diferente da declaração mensal realizada pelo PGDAS-D, que é o programa usado para a apuração mensal. Na verdade, os dados do PGDAS-D servem como base para o preenchimento da DEFIS.

Quem é Obrigado a Entregar a DEFIS?

A regra é clara e direta: todas as empresas optantes pelo Simples Nacional, sejam elas Microempresas (ME) ou Empresas de Pequeno Porte (EPP), são obrigadas a entregar a declaração.

A obrigatoriedade se mantém mesmo para empresas que estiveram inativas ou sem faturamento durante todo o ano-calendário. A ausência de movimentação financeira não isenta o negócio de informar sua situação à Receita Federal. A entrega da DEFIS com os campos zerados é necessária para comunicar formalmente a inatividade no período.

E o MEI? Precisa Entregar a DEFIS?

Esta é uma dúvida muito comum e a resposta é não. O MEI (Microempreendedor Individual) possui uma obrigação anual própria, a DASN-SIMEI (Declaração Anual do Simples Nacional para o Microempreendedor Individual).

A DASN-SIMEI é um processo mais simplificado, com um prazo de entrega diferente (geralmente 31 de maio) e um portal específico para sua transmissão. Portanto, se você é MEI, sua preocupação deve ser com a DASN-SIMEI, e não com a DEFIS. Confundir as duas obrigações é um erro comum que pode levar a pendências fiscais desnecessárias.

Qual o Prazo de Entrega da DEFIS em 2026?

O planejamento é a chave para a conformidade fiscal. Para a DEFIS, o prazo de entrega padrão é sempre o mesmo, o que facilita a organização dos empresários.

A data limite para a entrega da declaração, referente ao ano-calendário de 2025, é 31 de março de 2026.

É crucial não deixar para a última hora. Os sistemas da Receita Federal costumam ficar sobrecarregados nos dias finais do prazo, o que pode dificultar ou até impedir a transmissão. Programe-se para reunir as informações e realizar a entrega com pelo menos uma semana de antecedência.

Existem também prazos especiais para situações de baixa da empresa. Em casos de extinção, cisão, fusão ou incorporação, a DEFIS de “Situação Especial” deve ser entregue:

• Até o último dia do mês de junho, se o evento ocorrer no primeiro quadrimestre do ano-calendário.
• Até o último dia do mês seguinte ao do evento, nos demais casos.

Perder esses prazos resulta em multas e complicações, como veremos mais adiante.

O que Informar na DEFIS? [Checklist]

A DEFIS consolida uma variedade de informações sobre a empresa. Ter esses dados organizados previamente agiliza muito o processo de preenchimento. Abaixo, listamos os principais campos que você precisará informar:

• Dados dos sócios e suas participações: É preciso informar o CPF, nome completo, participação no capital social e os rendimentos de cada sócio (pró-labore e distribuição de lucros).
• Receita Bruta total e por estabelecimento: O valor total do faturamento da empresa no ano, bem como a divisão desse faturamento caso a empresa possua filiais.
• Número de funcionários: Você deverá informar a quantidade de empregados que a empresa tinha no início e no final do ano-calendário.
• Informações sobre rendimentos de sócios: Detalhamento dos valores pagos a título de pró-labore, lucros distribuídos e rendimentos isentos.
• Saldo em caixa/banco: O valor que a empresa possuía em suas contas bancárias e em caixa no primeiro e no último dia do ano-calendário.
• Total de despesas do período: Informar o montante total de despesas da empresa no ano, incluindo custos, salários, aluguéis, impostos, entre outros.
• Ganhos de capital: Caso a empresa tenha vendido algum ativo (como um veículo ou imóvel) com lucro, esse ganho de capital deve ser informado.
• Estoque: Informar o valor do estoque inicial e final do período abrangido pela declaração.

Reunir essa documentação com antecedência, com o auxílio do seu contador, é a melhor estratégia para um preenchimento rápido e sem erros.

Como Entregar a DEFIS: Passo a Passo Simplificado

A entrega da DEFIS é realizada de forma totalmente online, através do Portal do Simples Nacional. O processo é intuitivo, especialmente porque o sistema já importa os dados das declarações mensais (PGDAS-D). Siga este passo a passo para não ter erro:

1. Acesso ao Portal: Acesse o Portal do Simples Nacional e procure pela opção “Cálculo e Declaração”. Para acessar, você precisará de um Certificado Digital ou de um Código de Acesso. O Certificado Digital é a opção mais segura e recomendada.
2. Seleção da Declaração: Dentro do portal, localize e clique na opção “DEFIS”. Em seguida, selecione o ano-calendário que deseja declarar (por exemplo, 2025 para a declaração de 2026).
3. Preenchimento dos Dados: O sistema carregará automaticamente as informações de faturamento mensal que foram declaradas no PGDAS-D ao longo do ano. Seu trabalho será complementar e validar os dados anuais, como o número de funcionários, saldo em caixa, despesas e informações dos sócios, conforme o checklist que apresentamos anteriormente.
4. Verificação Completa: Antes de transmitir, revise cada campo com máxima atenção. Compare os valores com seus controles internos e relatórios contábeis. Um erro de digitação pode levar a uma declaração incorreta e à necessidade de retificação futura.
5. Transmissão e Recibo: Após verificar que todas as informações estão corretas, clique no botão “Transmitir”. O sistema processará a declaração e, em seguida, gerará um recibo de entrega. Salve este recibo em um local seguro, pois ele é o comprovante oficial de que sua empresa cumpriu a obrigação.

Perdi o Prazo! O que Fazer? (Multa por Atraso na Entrega)

Não entregar a DEFIS no prazo ou não entregar a declaração pode trazer sérias dores de cabeça para a empresa. A consequência mais imediata é a aplicação de uma multa por atraso na entrega (MAED).

A notificação da multa é gerada automaticamente pelo sistema logo após a transmissão da declaração em atraso. O cálculo da MAED é o seguinte:

• 2% ao mês-calendário ou fração, incidentes sobre o montante dos tributos declarados no PGDAS-D no respectivo ano.
• A multa é limitada a 20% do valor total dos tributos.
• Existe um valor mínimo de R$ 200,00 para a multa.

Além da multa, as consequências de não regularizar a situação são ainda mais graves. A empresa fica com a pendência “Falta de DEFIS”, o que a impede de gerar o DAS para o pagamento dos impostos mensais. Sem poder pagar os impostos, a empresa acumula dívidas e juros.

A persistência dessa irregularidade pode levar a consequências graves como ter o CNPJ Inapto, o que impede a empresa de operar, emitir notas fiscais e realizar transações bancárias. Portanto, mesmo que tenha perdido o prazo, o melhor a fazer é realizar a entrega o quanto antes para minimizar os prejuízos.

Perguntas Frequentes sobre a DEFIS

Conclusão

A DEFIS é muito mais do que uma simples formalidade; é um pilar para a manutenção da regularidade fiscal de qualquer empresa enquadrada no Simples Nacional. Compreender sua importância, o prazo de 31 de março e as informações necessárias é fundamental para uma gestão empresarial sólida e livre de problemas com o Fisco. A entrega correta e pontual desta declaração garante que seu negócio continue aproveitando os benefícios do regime simplificado.

Não deixe essa responsabilidade para a última hora. O passo mais inteligente é começar agora mesmo a organizar os documentos e verificar as informações do ano-calendário de 2025. Lembre-se que a DEFIS faz parte do ecossistema do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), onde as informações são cada vez mais integradas e cruzadas pela Receita Federal.

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Sobre o Autor

Júnior Araújo

• Título: Contador e CEO da Junior Contador Digital;
• Registro CRC: SP-345376;
• Formação: Ciências Contábeis – Faculdade de Americana (FAM);
• Expertise Principal: Consultoria contábil e fiscal estratégica, com foco em estratégias de estruturação de holdings patrimoniais, planejamento tributário e otimização fiscal para empresas de diversos portes.
• Conhecimento Adicional: Integração de tecnologia em processos contábeis, Normas IFRS;
• Papel no Blog: Editor-Chefe e autor, compartilhando conhecimento prático para PMEs.

Referências

• Portal do Simples Nacional: https://www8.receita.fazenda.gov.br/simplesnacional/
• Emitir DAS para Pagamento de Tributos: https://www.gov.br/pt-br/servicos/emitir-das-para-pagamento-de-tributos-do-simples-nacional
• Declarar Apurações Mensais do Simples Nacional: https://www.gov.br/pt-br/servicos/declarar-apuracoes-mensais-do-simples-nacional
• Portal do Empreendedor (MEI): https://www.gov.br/empresas-e-negocios/pt-br/empreendedor
• Declarar Apurações e Informações Anuais do Simples Nacional: https://www.gov.br/pt-br/servicos/declarar-apuracoes-e-informacoes-anuais-do-simples-nacional