Como Registrar um Funcionário: O Guia Passo a Passo Para a Primeira Contratação

Como Registrar um Funcionário: O Guia Passo a Passo Para a Primeira Contratação

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  • Entenda a diferença entre os tipos de contrato de trabalho.
  • Saiba quais documentos são obrigatórios para a contratação.
  • Aprenda a cadastrar o funcionário no eSocial.
  • Conheça os custos envolvidos no registro de um funcionário.

O que você precisa saber antes de contratar

O que você precisa saber antes de contratar
O que você precisa saber antes de contratar

A decisão de contratar o primeiro funcionário é um marco para qualquer empresa. No entanto, antes de dar as boas-vindas ao novo membro da equipe, é fundamental entender as bases legais e financeiras que sustentam essa relação. Isso envolve conhecer os diferentes tipos de contrato de trabalho e estar ciente dos custos associados à contratação, garantindo que o processo ocorra de forma segura e planejada.

Tipos de Contrato de Trabalho

A legislação trabalhista brasileira oferece diversas modalidades de contratação, cada uma adequada a uma necessidade específica do negócio. A escolha correta do tipo de contrato é o primeiro passo para uma relação de trabalho transparente e legal. O mais comum é o contrato por prazo indeterminado, que não tem data para terminar e garante ao empregado todos os direitos previstos na CLT, como férias e 13º salário, conforme detalhado pela TOTVS.

Para necessidades temporárias, como um aumento sazonal de demanda ou a substituição de um funcionário afastado, existe o contrato por prazo determinado, com duração máxima de dois anos. Outras modalidades incluem o contrato de experiência, com validade de até 90 dias para avaliar a adaptação do funcionário, e o contrato de trabalho intermitente, no qual a prestação de serviços não é contínua e ocorre conforme a demanda do empregador, segundo as modalidades listadas pela TOTVS.

Custos de um funcionário

O custo de um funcionário vai muito além do salário-base. Para o empreendedor, é crucial ter uma visão clara de todos os encargos e benefícios que compõem a remuneração total. Além do salário, a empresa deve arcar com o depósito mensal de 8% referente ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e a contribuição para o INSS.

Outros custos incluem o pagamento de férias remuneradas, acrescidas de um terço constitucional, e o 13º salário. Dependendo da convenção coletiva da categoria, podem existir benefícios obrigatórios, como vale-transporte e vale-refeição. Planejar esses custos é essencial para manter a saúde financeira da empresa e evitar surpresas no orçamento.

Passo a passo para registrar um funcionário

Passo a passo para registrar um funcionário
Passo a passo para registrar um funcionário

Registrar um funcionário é um processo que exige atenção a uma sequência de etapas burocráticas. Seguir este passo a passo garante que a contratação esteja em conformidade com a lei, protegendo tanto a empresa quanto o novo colaborador de futuras complicações.

1. Solicite os documentos para admissão

O primeiro passo é solicitar ao futuro funcionário a documentação necessária para o registro formal. Essa etapa é crucial para que a empresa tenha todas as informações para o cadastro nos sistemas governamentais. A lista de documentos essenciais inclui a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), que hoje é prioritariamente digital, RG, CPF, título de eleitor e comprovante de endereço, de acordo com o checklist da Gupy.

Para funcionários com filhos, são necessários documentos como a certidão de nascimento para o cálculo do salário-família e a declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda. É importante lembrar que a empresa não pode exigir documentos de caráter discriminatório, como testes de gravidez ou certidões negativas de SPC e Serasa, conforme alerta a Gupy.

2. Realize o exame admissional

Antes de iniciar as atividades, o novo colaborador deve passar por um exame admissional. Este procedimento é obrigatório por lei e tem como objetivo avaliar a saúde física e mental do trabalhador, atestando se ele está apto para exercer a função para a qual foi contratado. O custo do exame é sempre de responsabilidade do empregador, como esclarece a Gupy.

O exame consiste em uma avaliação clínica geral, incluindo uma entrevista sobre o histórico de saúde do paciente. Dependendo da função, exames complementares podem ser solicitados, como audiometria para operadores de telemarketing. Ao final, o médico do trabalho emite o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), documento que formaliza a aptidão do funcionário, segundo o guia da Gupy sobre o tema.

3. Cadastre o funcionário no eSocial

Com os documentos e o ASO em mãos, o próximo passo é registrar o funcionário no eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas). Esta plataforma do Governo Federal unifica o envio de todas as informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias da empresa, simplificando o cumprimento das obrigações legais, conforme explicado pelo portal do Governo Federal.

O cadastro no eSocial substitui diversas obrigações que antes eram enviadas separadamente, como a Guia de Recolhimento do FGTS (GFIP) e o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED). É fundamental que as informações sejam inseridas corretamente e dentro dos prazos para evitar multas e garantir que os direitos do trabalhador sejam preservados desde o início do vínculo empregatício, como detalha a página oficial do eSocial.

4. Anote na CTPS Digital

A última etapa do registro é a anotação na Carteira de Trabalho. Com a implementação da CTPS Digital, o processo foi simplificado. As informações inseridas no eSocial pela empresa migram automaticamente para a carteira de trabalho digital do funcionário, que pode ser acessada por meio de um aplicativo para celular ou pela web, de acordo com informações do Governo Federal.

A empresa tem um prazo legal para realizar essas anotações após a admissão. A CTPS Digital centraliza todo o histórico de trabalho do cidadão, incluindo contratos, salários e contribuições, oferecendo mais transparência e agilidade tanto para o trabalhador quanto para o empregador. A versão física da carteira ainda pode ser utilizada em casos excepcionais, mas o padrão atual é o formato digital, como orienta o portal da CTPS Digital.

E depois do registro?

E depois do registro?
E depois do registro?

O processo de contratação não termina com a assinatura do contrato e o registro nos sistemas. Existem obrigações contínuas e boas práticas que garantem a manutenção de uma relação de trabalho saudável e em conformidade com a lei. Entender o que é o CAGED e a importância de um contador são passos fundamentais para a gestão de pessoal a longo prazo.

O que é o CAGED?

O CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) foi, por muitos anos, a principal ferramenta do governo para acompanhar as admissões e demissões de trabalhadores sob o regime CLT. O objetivo era gerar estatísticas sobre o mercado de trabalho e fiscalizar o processo de contratação. As empresas eram obrigadas a enviar um relatório mensal com todas as movimentações de pessoal, segundo o Ministério do Trabalho e Emprego.

Com a modernização e a centralização de dados no eSocial, a obrigação de envio do CAGED foi gradualmente substituída para a maioria das empresas. Hoje, as informações de admissão e desligamento que antes eram declaradas no CAGED são enviadas diretamente pelo eSocial. No entanto, entender sua função histórica ajuda a compreender a evolução da gestão de informações trabalhistas no Brasil, conforme histórico disponibilizado pelo governo.

A importância de um contador

Para um pequeno empresário, especialmente na primeira contratação, a figura do contador é mais do que um suporte: é um parceiro estratégico. A legislação trabalhista é complexa e está em constante mudança. Um contador garante que todos os processos, desde o registro inicial até o cálculo da folha de pagamento mensal, sejam feitos corretamente.

Além de evitar erros que podem resultar em multas pesadas, o contador oferece orientação sobre a melhor forma de enquadramento tributário da empresa e ajuda no planejamento financeiro relacionado aos custos com pessoal. Ter esse suporte profissional permite que o empreendedor foque no crescimento do negócio, com a segurança de que suas obrigações trabalhistas estão sendo cumpridas.

Conclusão

Registrar o primeiro funcionário é um passo empolgante, mas que vem acompanhado de grandes responsabilidades. Desde a escolha do contrato de trabalho correto, passando pela coleta de documentos, realização do exame admissional e registro no eSocial, cada etapa é crucial para construir uma base sólida para a relação de trabalho. Ao seguir este guia e contar com o apoio de um contador, o empreendedor pode navegar por esse processo com confiança, garantindo a conformidade legal e focando no que realmente importa: o crescimento sustentável da sua empresa.

Sobre o Autor

Júnior Araújo

  • Título: Contador e CEO da Junior Contador Digital;
  • Registro CRC: SP-345376;
  • Formação: Ciências Contábeis – Faculdade de Americana (FAM);
  • Expertise Principal: Consultoria contábil e fiscal estratégica, com foco em estratégias de estruturação de holdings patrimoniais, planejamento tributário e otimização fiscal para empresas de diversos portes.
  • Conhecimento Adicional: Integração de tecnologia em processos contábeis, Normas IFRS;
  • Papel no Blog: Editor-Chefe e autor, compartilhando conhecimento prático para PMEs.

Referências

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