Quais Despesas e Custos Geram Créditos de PIS e COFINS para sua Empresa?

Quais Despesas e Custos Geram Créditos de PIS e COFINS para sua Empresa?

Por

No complexo sistema tributário brasileiro, empresários que operam sob o regime do Lucro Real têm uma importante ferramenta para otimizar sua carga de impostos: o aproveitamento de créditos de PIS (Programa de Integração Social) e COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social). No entanto, a falta de clareza sobre quais despesas do dia a dia podem ser utilizadas para abater esses tributos leva muitas empresas a perderem dinheiro.

Este guia prático foi elaborado para iluminar o caminho, mostrando de forma clara e objetiva quais custos e despesas podem ser convertidos em economia real para o seu negócio. Entender essa mecânica é como ter um mapa do tesouro fiscal: cada despesa elegível é uma oportunidade de reduzir o valor a pagar e fortalecer o caixa da sua empresa.

Principais Destaques do Artigo

  • Entenda o que é o regime não-cumulativo de PIS e COFINS e por que ele permite a geração de créditos.
  • Conheça a lista de despesas e custos mais comuns que sua empresa pode usar para abater impostos.
  • Descubra o conceito de “insumos” e como o STJ ampliou as possibilidades de creditamento.
  • Saiba quais despesas não geram créditos e evite erros na sua apuração.

O que é o regime não-cumulativo de PIS e COFINS?

O que é o regime não-cumulativo de PIS e COFINS?
O que é o regime não-cumulativo de PIS e COFINS?

Para compreender a geração de créditos, é fundamental entender o conceito de não-cumulatividade, um princípio que rege o PIS e a COFINS para empresas do Lucro Real. Ele foi instituído para evitar o chamado “efeito cascata”, onde um imposto incide sobre ele mesmo em diferentes etapas da cadeia produtiva.

A lógica do “imposto sobre imposto”

Imagine uma fábrica de móveis. Ela compra madeira, paga PIS e COFINS sobre essa matéria-prima. Depois, vende o móvel pronto para uma loja, e novamente PIS e COFINS são cobrados sobre o valor da venda. Sem a não-cumulatividade, o imposto pago na primeira etapa (compra da madeira) estaria embutido no custo que serviria de base para o cálculo do imposto na segunda etapa (venda do móvel). O resultado é um imposto incidindo sobre outro, onerando o produto final.

Como funciona o sistema de débitos e créditos

O regime não-cumulativo corrige essa distorção através de um sistema de débitos e créditos, semelhante a uma conta corrente fiscal. A cada venda de produto ou serviço, a empresa gera um débito de PIS e COFINS. Por outro lado, ao adquirir bens, insumos e serviços necessários para sua atividade, ela gera um crédito.

No final do mês, a empresa apura o total de débitos e subtrai o total de créditos acumulados. O valor a ser pago ao governo é apenas a diferença entre eles. Esse mecanismo garante que a tributação incida apenas sobre o valor que a empresa agrega em sua etapa do processo, tornando o sistema mais justo e eficiente, conforme estabelecido pela Lei nº 10.833/2003.

Lista de Despesas que Geram Créditos de PIS e COFINS

Lista de Despesas que Geram Créditos de PIS e COFINS
Lista de Despesas que Geram Créditos de PIS e COFINS

A legislação permite que uma variedade de custos e despesas incorridos pela empresa se transforme em créditos. Conhecer essa lista é o primeiro passo para uma otimização fiscal eficaz. Abaixo, detalhamos as categorias mais comuns que podem ser aproveitadas.

1. Aquisição de bens para revenda

Para empresas comerciais, esta é a fonte mais direta de créditos. Toda mercadoria adquirida com o objetivo de ser revendida gera crédito de PIS e COFINS. Isso se aplica a uma vasta gama de negócios, desde uma loja de roupas que compra peças de um fornecedor até um distribuidor de peças automotivas. O crédito é calculado sobre o valor de aquisição desses bens.

É importante ressaltar que o direito ao crédito ocorre no momento da aquisição, independentemente de quando a mercadoria será efetivamente vendida. A correta documentação fiscal, como as notas fiscais de entrada, é essencial para comprovar a operação e garantir o aproveitamento do benefício.

2. Insumos utilizados na produção ou prestação de serviços

Para indústrias e prestadores de serviço, o conceito de “insumo” é a principal porta de entrada para a geração de créditos. Insumos são todos os bens e serviços essenciais para a produção de um item ou para a execução de um serviço. Isso inclui desde a matéria-prima mais óbvia, como o tecido para uma confecção, até itens menos diretos, como produtos de limpeza utilizados em maquinário industrial.

A definição do que é considerado insumo foi ampliada por uma decisão importante do Superior Tribunal de Justiça (STJ), que abordaremos mais adiante. Essa ampliação abriu um leque de novas possibilidades para as empresas, permitindo o crédito de despesas que antes eram vistas com ressalva pela Receita Federal.

3. Energia elétrica e térmica consumida nos estabelecimentos

O gasto com energia é um custo significativo para a maioria das empresas e, felizmente, pode ser uma fonte de créditos. A energia elétrica e térmica, incluindo vapor, consumida nas instalações da pessoa jurídica, gera direito a crédito de PIS e COFINS. Isso vale tanto para a energia usada na produção quanto para a consumida na área administrativa.

É crucial, no entanto, atentar-se a um detalhe importante: o crédito deve ser calculado apenas sobre o valor da energia efetivamente consumida. Taxas adicionais presentes na fatura, como a de iluminação pública (COSIP), juros ou multas, não entram na base de cálculo e devem ser excluídas para evitar o aproveitamento de créditos indevidos, conforme orientação da legislação.

4. Aluguéis de prédios, máquinas e equipamentos

Os custos com aluguel também podem ser revertidos em economia fiscal. Valores pagos a outra pessoa jurídica pelo aluguel de prédios, máquinas e equipamentos utilizados nas atividades da empresa geram créditos de PIS e COFINS. Isso se aplica, por exemplo, ao aluguel do galpão onde funciona a fábrica, de um escritório comercial ou de um equipamento específico para a produção.

A condição para o aproveitamento é que o locador seja uma pessoa jurídica e que os bens alugados sejam, de fato, empregados na operação da empresa. Contratos de aluguel e comprovantes de pagamento são os documentos que validam esse direito.

5. Frete e armazenamento na operação de venda

A logística envolvida na entrega de produtos é outra área que gera créditos. Os gastos com frete e armazenamento relacionados à operação de venda, quando o ônus é suportado pela empresa vendedora, podem ser utilizados para abater PIS e COFINS. Isso inclui o transporte de mercadorias do estabelecimento até o cliente ou o custo de um depósito para estocar os produtos antes da entrega.

Essa regra se aplica tanto na venda de produtos fabricados pela empresa quanto na revenda de mercadorias. A chave é que a despesa esteja diretamente ligada à etapa de venda e que seja a empresa vendedora a responsável pelo pagamento do serviço de frete ou armazenagem.

6. Depreciação de máquinas, equipamentos e outros bens do ativo imobilizado

Bens de longa duração, como máquinas, equipamentos e veículos, perdem valor ao longo do tempo, um processo contábil chamado de depreciação. Os encargos de depreciação de bens do ativo imobilizado, que são utilizados na produção de bens ou na prestação de serviços, também geram créditos de PIS e COFINS.

Em vez de tomar o crédito de uma só vez na compra do bem, a empresa o aproveita mensalmente, com base na taxa de depreciação contábil. Isso permite uma recuperação fiscal contínua ao longo da vida útil do ativo, refletindo o desgaste e a contribuição daquele bem para a geração de receita da empresa.

O Conceito de Insumo e a Decisão do STJ que Favoreceu as Empresas

O Conceito de Insumo e a Decisão do STJ que Favoreceu as Empresas
O Conceito de Insumo e a Decisão do STJ que Favoreceu as Empresas

Um dos pontos mais debatidos na apuração de créditos de PIS e COFINS é a definição de “insumo”. Por muito tempo, a Receita Federal adotou uma visão bastante limitada, o que gerava insegurança e limitava o potencial de economia das empresas. Uma decisão histórica do Superior Tribunal de Justiça (STJ), no entanto, mudou esse cenário.

A visão restritiva da Receita Federal

A Receita Federal defendia uma interpretação que aproximava o conceito de insumo para PIS/COFINS ao conceito aplicado no IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados). Nessa visão, apenas os itens que sofriam um desgaste direto no processo produtivo ou que eram consumidos em contato direto com o produto em elaboração poderiam ser considerados insumos. Essa interpretação excluía uma série de despesas importantes para a operação.

A visão ampla do STJ: os critérios de essencialidade e relevância

Em 2018, o STJ pacificou a questão ao julgar o Recurso Especial nº 1.221.170. A corte estabeleceu que o conceito de insumo para PIS e COFINS deve ser analisado sob a ótica da essencialidade ou relevância para a atividade econômica da empresa. Ou seja, um bem ou serviço é considerado insumo se for fundamental para o processo produtivo ou para a prestação de serviço, mesmo que não tenha contato direto com o produto final.

Essa decisão foi um marco, pois ampliou significativamente o leque de despesas que podem gerar créditos. A análise deixou de ser puramente física e passou a ser funcional, considerando a importância daquele gasto para a viabilidade e a qualidade da operação da empresa.

Exemplos práticos de insumos após a decisão

Com a nova interpretação, despesas que antes eram glosadas pela fiscalização passaram a ser aceitas. Por exemplo, uma empresa de alimentos agora pode creditar-se dos gastos com testes de qualidade, uniformes e equipamentos de proteção individual (EPIs) para seus funcionários, e até mesmo com serviços de dedetização da área de produção. Para uma empresa de software, os gastos com servidores em nuvem e ferramentas de desenvolvimento tornaram-se insumos claros.

Cuidado: Quais Despesas NÃO Geram Crédito de PIS/COFINS?

Cuidado: Quais Despesas NÃO Geram Crédito de PIS/COFINS?
Cuidado: Quais Despesas NÃO Geram Crédito de PIS/COFINS?

Apesar da amplitude de possibilidades, é fundamental saber que nem toda despesa operacional gera créditos. A legislação veda expressamente o aproveitamento em algumas situações, e conhecê-las é crucial para evitar a apuração de créditos indevidos, o que pode resultar em multas e juros.

Mão de obra paga a pessoa física

Uma das vedações mais importantes é sobre os custos com pessoal. Não é permitido tomar crédito de PIS e COFINS sobre salários, encargos trabalhistas e quaisquer outros pagamentos feitos a pessoas físicas por serviços prestados. Essa regra existe porque a folha de pagamento já possui um regime de tributação previdenciária próprio e não entra na lógica da não-cumulatividade do PIS/COFINS.

Despesas com transporte pessoal e alimentação de funcionários

Embora essenciais para o funcionamento da empresa, despesas como vale-transporte, vale-refeição e vale-alimentação fornecidos aos empregados, de forma geral, não geram direito a crédito. A exceção, prevista em lei, é para empresas que exploram atividades de limpeza, conservação e manutenção, que podem se creditar desses valores. Para as demais, esses gastos são considerados despesas operacionais, mas não insumos diretos.

Materiais de uso e consumo e despesas de escritório

Itens de escritório, como papel, canetas, cartuchos de impressora, e materiais de limpeza para áreas administrativas, são classificados como “materiais de uso e consumo”. Esses itens, por não serem aplicados diretamente na produção ou na prestação do serviço principal da empresa, geralmente não dão direito a crédito. A linha divisória é a aplicação: um produto de limpeza usado na fábrica pode ser um insumo, mas o mesmo produto usado no banheiro do escritório não é.

Como Aproveitar os Créditos Corretamente?

Como Aproveitar os Créditos Corretamente?
Como Aproveitar os Créditos Corretamente?

Identificar as despesas elegíveis é apenas o primeiro passo. Para garantir que os créditos sejam aproveitados de forma segura e eficaz, é preciso seguir um processo rigoroso de documentação, apuração e contar com o suporte de um profissional qualificado.

A importância da documentação fiscal idônea

A base para qualquer crédito de PIS e COFINS é a nota fiscal ou outro documento fiscal válido que comprove a aquisição do bem ou serviço. Sem a documentação correta, o crédito é considerado indevido. É essencial que a empresa mantenha um arquivo organizado de todas as notas fiscais de entrada, contratos de aluguel, faturas de energia e conhecimentos de transporte.

Passo a passo para a apuração mensal

A apuração dos créditos é um processo mensal. De forma simplificada, ele envolve:

  1. Levantamento dos Débitos: Calcular o PIS e a COFINS devidos sobre todas as receitas auferidas no mês.
  2. Levantamento dos Créditos: Reunir todos os documentos fiscais de despesas elegíveis e calcular o crédito correspondente a cada uma.
  3. Confronto: Subtrair o total de créditos do total de débitos.
  4. Recolhimento: Pagar o valor resultante dessa subtração através do Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF).

Todo esse processo é detalhado na Escrituração Fiscal Digital das Contribuições (EFD-Contribuições), uma obrigação acessória que deve ser entregue mensalmente, seguindo as orientações da Receita Federal.

O papel do contador na recuperação de créditos

A complexidade da legislação e as constantes mudanças de interpretação tornam o papel do contador fundamental. Um profissional qualificado não apenas garante que a apuração mensal seja feita corretamente, mas também pode identificar oportunidades de recuperação de créditos não aproveitados no passado. É possível revisar os últimos cinco anos de operação da empresa em busca de despesas que eram elegíveis mas não foram utilizadas, gerando um caixa extra inesperado.

Conclusão

Dominar a apuração de créditos de PIS e COFINS é mais do que uma obrigação fiscal; é uma estratégia inteligente de gestão financeira. Para empresas do Lucro Real, cada despesa operacional deve ser vista com um olhar crítico, questionando se ela pode ou não se transformar em economia tributária. A decisão do STJ sobre o conceito de insumo abriu portas importantes, mas a complexidade do sistema exige cuidado e conhecimento.

A mensagem final é clara: não deixe dinheiro na mesa. Revise seus processos, organize sua documentação e, acima de tudo, conte com o apoio de um contador especializado. A parceria com um profissional que entende as nuances da legislação é o investimento mais seguro para garantir que sua empresa aproveite ao máximo os benefícios fiscais a que tem direito, transformando custos em competitividade.

Perguntas Frequentes

Quais empresas podem aproveitar créditos de PIS e COFINS?

Apenas as empresas optantes pelo regime de tributação do Lucro Real e que estão sujeitas à sistemática não-cumulativa do PIS e da COFINS podem se creditar. Empresas do Simples Nacional e do Lucro Presumido, em regra, não têm esse direito.

Posso tomar crédito sobre a compra de um bem importado?

Sim, desde que o bem adquirido no exterior seja utilizado como insumo na produção, para revenda, ou se enquadre em outra hipótese de creditamento prevista na legislação, como ativo imobilizado. O crédito será calculado sobre o valor que serviu de base para o cálculo do PIS/COFINS-Importação.

O que acontece se eu tomar um crédito indevido?

A apuração de créditos indevidos sujeita a empresa a uma autuação fiscal. Nesse caso, a Receita Federal cobrará o valor do imposto que deixou de ser pago, acrescido de multa (que pode chegar a 150% do valor do tributo) e juros de mora calculados pela taxa Selic.

É possível recuperar créditos de PIS e COFINS que não foram aproveitados no passado?

Sim. A empresa pode revisar sua apuração dos últimos 5 anos (60 meses) e, caso identifique créditos que eram devidos mas não foram utilizados, pode fazer a retificação das declarações (EFD-Contribuições) e solicitar a compensação desses valores com outros tributos federais ou até mesmo o ressarcimento em dinheiro.

Sobre o Autor

Júnior Araújo

  • Título: Contador e CEO da Junior Contador Digital;
  • Registro CRC: SP-345376;
  • Formação: Ciências Contábeis – Faculdade de Americana (FAM);
  • Expertise Principal: Consultoria contábil e fiscal estratégica, com foco em estratégias de estruturação de holdings patrimoniais, planejamento tributário e otimização fiscal para empresas de diversos portes.
  • Conhecimento Adicional: Integração de tecnologia em processos contábeis, Normas IFRS;
  • Papel no Blog: Editor-Chefe e autor, compartilhando conhecimento prático para PMEs.

Referências

Deixe um comentário