A decisão de migrar de regime tributário é um marco importante na jornada de uma empresa. Geralmente impulsionada pelo crescimento do faturamento, essa mudança traz novas responsabilidades e exige uma adaptação significativa na gestão financeira. Deixar o Simples Nacional para ingressar no Lucro Presumido, por exemplo, significa abandonar a guia única de impostos e adotar um sistema mais complexo de apuração e declarações.
Entender o que muda na prática é fundamental para evitar surpresas que possam impactar o caixa e a conformidade fiscal do negócio. A transição, quando bem planejada, permite que a empresa continue a crescer de forma sustentável, mas a falta de preparo pode resultar em multas e no pagamento de impostos retroativos. Este guia prático mostra os principais impactos dessa mudança na sua rotina financeira e fiscal.
Principais Destaques
- A migração de regime tributário por opção só pode ser feita em janeiro de cada ano.
- A principal mudança financeira é o fim da guia única (DAS), passando para apurações individuais de IRPJ, CSLL, PIS, COFINS e ISS/ICMS.
- O desenquadramento por excesso de faturamento pode gerar cálculo retroativo de impostos, com multas e juros.
- A complexidade aumenta com novas obrigações acessórias, como a ECF (Escrituração Contábil Fiscal) e a EFD-Contribuições.
Quando e Por Que uma Empresa Precisa Migrar de Regime Tributário?
A mudança de regime tributário pode ocorrer por diferentes motivos, desde o crescimento natural do negócio até uma decisão estratégica para otimizar a carga de impostos. Conhecer os gatilhos mais comuns ajuda o gestor a se antecipar e planejar a transição.
Motivo 1: Crescimento e Excesso de Faturamento
O motivo mais comum para a migração é o excesso de faturamento. O Simples Nacional possui um teto de receita bruta anual de R$ 4,8 milhões. Quando a empresa ultrapassa esse limite, ela é obrigada a solicitar o desenquadramento e migrar para outro regime, como o Lucro Presumido ou o Lucro Real. Esse crescimento é um sinal positivo, mas exige atenção redobrada às novas regras fiscais.
Motivo 2: Decisão Estratégica via Planejamento Tributário
Nem sempre a mudança é obrigatória. Através de um planejamento tributário, a empresa pode descobrir que o Simples Nacional não é mais o regime mais vantajoso, mesmo estando abaixo do teto de faturamento. Isso pode ocorrer quando a margem de lucro é muito baixa ou quando a empresa possui muitos créditos tributários a aproveitar, cenário que outros regimes permitem. A elisão fiscal, uma prática legal de otimização de impostos, é a base para essa decisão.
Motivo 3: Desenquadramento Obrigatório (Novas Atividades ou Sócios)
Existem outras situações que forçam o desenquadramento, independentemente do faturamento. Algumas delas incluem:
- Inclusão de uma atividade econômica que não é permitida no Simples Nacional.
- Entrada de um sócio que seja pessoa jurídica.
- A empresa passar a ter uma filial ou representante de empresa com sede no exterior.
Nesses casos, a comunicação do desenquadramento é obrigatória e deve ser feita rapidamente para evitar penalidades.
O Processo de Migração: Como e Quando Fazer a Troca
A migração de regime tributário não pode ser feita a qualquer momento. Existe um período específico e um procedimento correto a ser seguido para garantir que a transição ocorra sem problemas com o Fisco.
A Janela Única: A Regra de Janeiro
Para empresas que decidem migrar por opção, a mudança só pode ser solicitada em um único período do ano: durante o mês de janeiro. A solicitação deve ser feita até o último dia útil do mês. Uma vez aprovada, a nova tributação valerá para todo o ano-calendário. Perder essa janela significa que a empresa deverá permanecer no regime atual por mais um ano, a menos que ocorra um desenquadramento obrigatório.
Como a Solicitação de Alteração é Realizada no Portal
O pedido de exclusão do Simples Nacional e, consequentemente, a opção por outro regime, é feito diretamente no Portal do Simples Nacional. O processo é realizado de forma online, utilizando um código de acesso ou certificado digital. Após a solicitação, a Receita Federal processa o pedido. É fundamental que a empresa não possua pendências cadastrais ou fiscais, pois isso pode impedir a conclusão do processo.
Impacto Direto na Gestão Financeira: O Fim da Guia Única
A mudança mais sentida na rotina financeira de quem sai do Simples Nacional é o fim do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS). A simplicidade de pagar até oito impostos em uma única guia dá lugar a um sistema de apuração individual.
Do DAS para Múltiplas Guias: IRPJ, CSLL, PIS e COFINS
No regime de Lucro Presumido, a empresa passa a calcular e pagar cada tributo federal em sua própria guia. Os principais são:
- IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica): Calculado sobre uma presunção de lucro, que varia conforme a atividade.
- CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido): Segue a mesma base de cálculo do IRPJ, com uma alíquota própria.
- PIS (Programa de Integração Social): Incide sobre o faturamento mensal.
- COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social): Também incide sobre o faturamento.
Essa mudança exige um controle de caixa mais rigoroso, pois as datas de vencimento e os valores de cada guia são diferentes.
A Nova Forma de Calcular Impostos no Lucro Presumido
Diferente do Simples Nacional, onde a alíquota incide diretamente sobre a receita bruta, o cálculo no Lucro Presumido para IRPJ e CSLL é feito em duas etapas:
- Apuração da Base de Cálculo: Aplica-se um percentual de presunção de lucro sobre a receita bruta. Para serviços, esse percentual é geralmente de 32%, enquanto para comércio é de 8%.
- Aplicação da Alíquota: Sobre essa base de lucro presumido, aplicam-se as alíquotas do IRPJ (15%) e da CSLL (9%).
A Apuração do ISS e ICMS Fora do Regime Simplificado
Além dos tributos federais, o ISS (Imposto Sobre Serviços), de competência municipal, e o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), estadual, também deixam de ser recolhidos no DAS. Eles passam a ser apurados separadamente, de acordo com as regras e alíquotas de cada prefeitura e estado, o que adiciona mais uma camada de complexidade à gestão fiscal.
Novas Rotinas Fiscais: O Aumento das Obrigações Acessórias
Migrar de regime tributário não altera apenas o pagamento de impostos, mas também a quantidade de informações que a empresa precisa prestar ao governo.
O Que São Obrigações Acessórias e Por Que Elas Aumentam
Obrigações acessórias são as declarações e demonstrativos exigidos pelos órgãos fiscais para comprovar o correto pagamento dos tributos. No Simples Nacional, essas obrigações são simplificadas. Ao migrar para o Lucro Presumido, a complexidade e o volume dessas declarações aumentam consideravelmente, exigindo mais organização e controle. O não cumprimento dos prazos pode gerar multas pesadas.
Conheça as Novas Siglas: ECF, EFD-Contribuições e Outras
A rotina do empresário passa a incluir novas siglas e responsabilidades. As principais obrigações acessórias do Lucro Presumido são:
- ECF (Escrituração Contábil Fiscal): Substituiu a antiga DIPJ e detalha todas as operações que influenciaram a composição da base de cálculo do IRPJ e da CSLL.
- EFD-Contribuições: Declaração digital que informa dados relativos ao PIS e à COFINS.
- MIT/DCTF-WEB: Informa à Receita Federal os débitos e créditos de tributos apurados pela empresa.
Alerta de Risco: O Desenquadramento e o Cálculo Retroativo de Impostos
O desenquadramento por excesso de faturamento exige atenção especial, pois as regras de transição podem ter um impacto financeiro severo e imediato.
O Que Acontece Quando o Faturamento Ultrapassa o Limite em Mais de 20%
Se a empresa ultrapassar o teto de R$ 4,8 milhões, mas se mantiver dentro de uma margem de 20% (até R$ 5,76 milhões), a exclusão do Simples Nacional só será obrigatória a partir de 1º de janeiro do ano seguinte.
Contudo, se o faturamento ultrapassar o limite em mais de 20%, o desenquadramento é imediato e retroativo. A empresa é considerada fora do Simples Nacional desde o início do mesmo ano-calendário em que o excesso ocorreu.
Como Funciona o Cálculo Retroativo e o Impacto no Caixa
O cálculo retroativo significa que todos os impostos daquele ano, que foram pagos na alíquota do Simples Nacional, deverão ser recalculados com base nas regras do Lucro Presumido (ou Lucro Real). A diferença apurada deve ser paga com juros e multa, o que pode gerar um desembolso financeiro muito alto e inesperado, comprometendo seriamente o caixa da empresa.
A Migração de Regime Tributário Exige Apoio Contábil Especializado
A transição entre regimes tributários é um processo complexo e cheio de detalhes. Tentar fazer essa mudança sem o suporte adequado é um risco que pode custar caro para o negócio.
Por Que o Planejamento é Fundamental Para uma Transição Segura
Um bom planejamento tributário é a chave para uma migração tranquila. Ele permite analisar qual regime é realmente o mais econômico para a empresa, projetar o impacto no fluxo de caixa e preparar a equipe para as novas rotinas fiscais e financeiras. Planejar evita decisões apressadas e garante que a mudança seja um passo para o crescimento, e não um problema.
Como um Contador Especialista Garante a Conformidade e Evita Multas
O apoio de uma contabilidade especializada é indispensável. O contador será responsável por:
- Realizar a comunicação de desenquadramento nos prazos corretos.
- Configurar os sistemas da empresa para a correta apuração dos novos impostos.
- Garantir a entrega de todas as novas obrigações acessórias.
- Orientar o gestor sobre as melhores práticas para manter a empresa em conformidade.
Com esse suporte, o empresário pode focar no crescimento do negócio, com a segurança de que sua vida fiscal está organizada e livre de riscos.
Perguntas Frequentes
Posso mudar de regime tributário a qualquer momento?
Não. A mudança por opção só pode ser solicitada durante o mês de janeiro de cada ano, com validade para todo o ano-calendário. A exceção é o desenquadramento obrigatório por excesso de faturamento ou outras regras, que pode ocorrer em qualquer mês.
O que é mais caro: Simples Nacional ou Lucro Presumido?
Depende. O Simples Nacional é vantajoso para muitas empresas devido à alíquota única e menor burocracia. No entanto, para negócios com alta despesa operacional ou margem de lucro baixa, o Lucro Presumido pode ser mais econômico, pois os impostos sobre o lucro (IRPJ e CSLL) incidem sobre uma base presumida, e não sobre o faturamento total. A análise deve ser feita caso a caso.
O que acontece se eu não comunicar o desenquadramento do Simples Nacional?
A não comunicação do desenquadramento obrigatório é considerada uma infração fiscal. A empresa pode ser excluída de ofício pela Receita Federal, além de estar sujeita a multas e ao cálculo retroativo dos impostos que deveriam ter sido pagos no novo regime.
Quais as principais obrigações acessórias do Lucro Presumido?
As principais são a ECF (Escrituração Contábil Fiscal), a EFD-Contribuições (para PIS/COFINS) e a DCTF-WEB/MIT (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais). Além dessas, existem outras declarações estaduais e municipais, dependendo da atividade da empresa.
Sobre o Autor
Júnior Araújo
- Título: Contador e CEO da Junior Contador Digital;
- Registro CRC: SP-345376;
- Formação: Ciências Contábeis – Faculdade de Americana (FAM);
- Expertise Principal: Consultoria contábil e fiscal estratégica, com foco em estratégias de estruturação de holdings patrimoniais, planejamento tributário e otimização fiscal para empresas de diversos portes.
- Conhecimento Adicional: Integração de tecnologia em processos contábeis, Normas IFRS;
- Papel no Blog: Editor-Chefe e autor, compartilhando conhecimento prático para PMEs.
Referências
Simples Nacional MEI: entenda tudo o que você precisa saber – Serasa Experian: https://www.serasaexperian.com.br/conteudos/simples-nacional-mei-entenda-tudo-o-que-voce-precisa-saber/
Lucro real, lucro presumido e lucro arbitrado — Procuradoria-Geral: https://www.gov.br/pgfn/pt-br/cidadania-tributaria/por-assunto/indice-assuntos-portal/irpj-csll/lucro-real-lucro-presumido-e-lucro-arbitrado
Quer deixar de ser MEI ou descumpriu alguma das condições como MEI? — Empresas & Negócios: https://www.gov.br/empresas-e-negocios/pt-br/empreendedor/servicos-para-mei/quero-crescer-desenquadramento
Obrigações acessórias: entenda o que são e seus prazos: https://www.omie.com.br/blog/obrigacoes-acessorias-saiba-o-que-sao-e-como-funcionam-os-prazos/
MANUAL DA EXCLUSÃO DO SIMPLES NACIONAL: https://www8.receita.fazenda.gov.br/SimplesNacional/Arquivos/manual/MANUAL_EXCLUSAO.pdf
Perguntas e Respostas do Simples Nacional: https://www8.receita.fazenda.gov.br/simplesnacional/arquivos/manual/perguntaosn.pdf
Evasão e Elisão fiscal: Tudo que você tem necessidade saber sobre o planejamento tributário: https://www.contabeis.com.br/noticias/40666/evasao-e-elisao-fiscal-tudo-que-voce-tem-necessidade-saber-sobre-o-planejamento-tributario/