DIRF 2025: O Guia Completo da Declaração e sua Substituição pelo eSocial e EFD-Reinf

A gestão de um negócio no Brasil envolve uma série de obrigações fiscais e tributárias que demandam atenção constante do empreendedor. Entre elas, a DIRF (Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte) sempre ocupou um papel central no calendário anual das empresas. Trata-se de uma obrigação acessória fundamental, por meio da qual as fontes pagadoras informam à Receita Federal os valores de Imposto de Renda retidos dos seus fornecedores e colaboradores. Essencialmente, a declaração informa a retenção de impostos na fonte, permitindo que o Fisco cruze informações e combata a sonegação fiscal.

Contudo, o cenário tributário está em plena transformação digital. A DIRF está sendo gradualmente descontinuada, dando lugar a um sistema mais moderno e integrado. A partir dos próximos anos, as informações que antes eram consolidadas nesta declaração anual passarão a ser enviadas de forma pulverizada e periódica através do eSocial e da EFD-Reinf. Essa mudança representa um marco na simplificação de processos, mas exige que as empresas se adaptem rapidamente para garantir a conformidade e evitar penalidades.

Este guia completo sobre a DIRF 2025 foi criado para auxiliar você, empresário ou gestor de PME, a navegar por essa transição. Abordaremos desde o conceito básico da declaração e quem ainda precisa entregá-la em 2025, até o funcionamento prático da substituição e como se preparar para a nova era da escrituração fiscal digital. Compreender este processo é vital para manter a saúde fiscal do seu negócio e aproveitar os benefícios da centralização de informações.

O que é a DIRF e para que serve?

A DIRF, sigla para Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte, é uma obrigação tributária acessória com um objetivo claro: informar à Receita Federal todos os rendimentos pagos a pessoas físicas e jurídicas sobre os quais houve retenção de Imposto de Renda (IRRF) na fonte. Além do IRRF, a declaração também inclui informações sobre outras retenções, como CSLL, PIS e COFINS, e pagamentos específicos, como os destinados a planos de saúde.

O principal propósito da DIRF é funcionar como uma ferramenta de fiscalização para o governo. Ao receber as informações das fontes pagadoras (as empresas), a Receita Federal pode cruzar esses dados com as declarações de Imposto de Renda das pessoas físicas (DIRPF) e jurídicas beneficiárias dos pagamentos. Esse cruzamento permite verificar se os rendimentos e os impostos retidos foram declarados corretamente por ambas as partes, sendo um mecanismo poderoso para identificar inconsistências e combater a sonegação fiscal.

Na prática, a declaração consolida um grande volume de informações anuais, como os rendimentos de trabalho assalariado, aluguéis, pensões e serviços prestados por autônomos. É um processo que exige organização e precisão, assim como outras obrigações anuais, como a DEFIS para empresas do Simples Nacional. Para entender todos os detalhes sobre quem precisa declarar e como fazer o processo, a página oficial do governo sobre a DIRF é a fonte mais confiável de informação.

O Fim da DIRF: Entenda a Substituição pelo eSocial e EFD-Reinf

O anúncio do fim da DIRF representa uma das mudanças mais significativas no cenário fiscal brasileiro dos últimos anos. A declaração, que por décadas foi uma obrigação anual consolidada, está sendo substituída por um modelo de prestação de informações mais dinâmico e integrado, alinhado ao projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). Os protagonistas dessa mudança são dois sistemas já conhecidos dos contadores e empresários: o eSocial e a EFD-Reinf.

A substituição da DIRF não significa o fim da obrigação de declarar as retenções, mas sim uma alteração na forma e na frequência com que isso é feito. Em vez de um grande envio anual, as informações passarão a ser transmitidas mensalmente através desses dois sistemas. O eSocial concentrará os dados relacionados à folha de pagamento e rendimentos do trabalho, enquanto a EFD-Reinf cuidará das retenções sobre serviços tomados de pessoas físicas e jurídicas, entre outras informações.

Essa transição, que se torna efetiva a partir dos fatos geradores de janeiro de 2025, traz benefícios importantes. O principal é a simplificação, pois elimina a necessidade de uma declaração separada e reduz a redundância no envio de dados. Além disso, melhora a forma como a Receita Federal cruza os dados para fiscalização, tornando o processo mais eficiente e em tempo real. Para as empresas, isso significa a necessidade de uma gestão fiscal e de pessoal ainda mais organizada e integrada ao longo do ano.

Quem está obrigado a entregar a DIRF em 2025?

Embora a substituição já esteja em andamento, é crucial entender que a DIRF referente ao ano-calendário de 2024 ainda precisa ser entregue em 2025. A descontinuação vale para os fatos geradores ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2025. Portanto, a obrigação de prestar contas sobre o ano anterior permanece.

A lista de quem está obrigado a apresentar a declaração é extensa e abrange tanto pessoas jurídicas quanto físicas. De forma geral, a obrigatoriedade se aplica a quem realizou pagamentos com retenção de Imposto de Renda na fonte, mesmo que em um único mês do ano.

Confira os principais grupos obrigados:

• Pessoas Jurídicas de direito privado: Incluindo as imunes e isentas, que pagaram rendimentos com retenção de IRRF.
• Pessoas Físicas: Que realizaram pagamentos a outras pessoas físicas com retenção na fonte, como no caso de aluguéis ou pensão alimentícia.
• Condomínios edilícios: Que efetuaram pagamentos com retenção.
• Órgãos da administração pública: Federal, estadual, distrital e municipal.
• Sindicatos e associações: De classes profissionais e de categoria.
• Empresas do Simples Nacional: Que efetuaram retenções de IRRF ou pagaram valores a título de lucros e dividendos acima do limite de isenção.

É importante notar que a declaração também é exigida para pagamentos a PJs, o que reforça a necessidade de atenção aos riscos fiscais e trabalhistas da Pejotização e à correta documentação dessas transações.

Qual o prazo de entrega da DIRF 2025?

O prazo para a entrega da DIRF é um dos pontos de maior atenção para os gestores, pois o seu descumprimento acarreta penalidades severas. Tradicionalmente, a data limite é o último dia útil do mês de fevereiro do ano subsequente ao dos pagamentos. Portanto, para a DIRF 2025, referente ao ano-calendário de 2024, o prazo final será o último dia útil de fevereiro de 2025.

A entrega deve ser realizada até as 23h59min59s (vinte e três horas, cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos), horário de Brasília, da data estipulada. Perder esse prazo, mesmo que por poucos minutos, sujeita a empresa à MAED (Multa por Atraso na Entrega de Declaração).

A penalidade por atraso não é trivial. A multa é de 2% ao mês-calendário ou fração, incidente sobre o montante dos tributos e contribuições informados na declaração, limitada a 20%. O valor mínimo da multa é de R$ 200,00 para pessoas físicas, pessoas jurídicas inativas e empresas do Simples Nacional, e de R$ 500,00 para os demais casos. Por isso, o planejamento para reunir as informações e gerar o arquivo com antecedência é fundamental para evitar custos desnecessários e problemas com o Fisco.

O que deve ser informado na DIRF? (Um Checklist Prático)

A precisão das informações declaradas na DIRF é essencial para garantir a conformidade fiscal. A declaração abrange uma vasta gama de rendimentos e retenções. Para facilitar o processo, preparamos um checklist prático com os principais dados que sua empresa precisa reunir e informar:

• Rendimentos pagos a pessoas físicas domiciliadas no país:
  • Salários, pró-labore, honorários, comissões e gratificações.
  • Rendimentos de aluguéis e royalties.
  • Valores de pensão alimentícia.
  • Lucros e dividendos pagos aos sócios, incluindo a distribuição de lucros isenta de imposto de renda.
• Imposto de Renda e Contribuições Retidos na Fonte:
  • Valores de IRRF retidos sobre os pagamentos mencionados acima.
  • Valores retidos de CSLL, COFINS e PIS/PASEP sobre pagamentos feitos a outras pessoas jurídicas.
• Pagamentos a Beneficiários no Exterior:
  • Valores pagos, creditados, entregues, empregados ou remetidos a residentes ou domiciliados no exterior, mesmo que não tenha havido retenção do imposto.
• Informações de Planos de Saúde:
  • Valores pagos a planos de assistência à saúde na modalidade coletivo empresarial, com a discriminação dos valores por beneficiário (titular e dependentes).
• Outras Informações Relevantes:
  • Valores relativos a indenizações por rescisão de contrato de trabalho.
  • Valores de previdência complementar e FAPI.
  • Rendimentos isentos e não tributáveis específicos, como bolsas de estudo.

Manter um controle rigoroso desses pagamentos e retenções ao longo do ano é a melhor estratégia para simplificar o preenchimento da DIRF e, futuramente, do eSocial e da EFD-Reinf.

Como a transição para o eSocial e EFD-Reinf funcionará na prática?

A transição da DIRF para o eSocial e a EFD-Reinf representa uma mudança de paradigma: de uma declaração anual e consolidada para um fluxo contínuo e mensal de informações. A obrigação de declarar não desaparece, ela apenas se integra à rotina mensal da empresa de uma forma mais tecnológica.

Na prática, a divisão de responsabilidades entre os dois sistemas será a seguinte:

1. eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas): Este sistema, que já centraliza as informações trabalhistas e previdenciárias, absorverá todos os dados de rendimentos do trabalho que antes eram reportados na DIRF. Informações sobre folha de pagamento, como salários, férias e 13º, que antes eram reportadas na DIRF, agora são enviadas mensalmente através de eventos específicos no sistema do eSocial. Os eventos S-1200 (Remuneração do Trabalhador) e S-1210 (Pagamentos de Rendimentos do Trabalho) são os principais responsáveis por alimentar a base de dados que substituirá a declaração anual.
2. EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais): Este módulo do SPED cuidará das retenções que não têm vínculo empregatício. Já as retenções que não estão ligadas à folha de pagamento, como as de serviços tomados de pessoas jurídicas (ex: notas fiscais de serviços de limpeza, segurança, consultoria), aluguéis pagos a pessoas físicas e outros pagamentos com retenção de IR, CSLL, PIS e COFINS, são informadas através da EFD-Reinf, que complementa os dados do eSocial.

Essa nova dinâmica exige que os processos internos da empresa, especialmente os departamentos fiscal, de pessoal e de compras, estejam perfeitamente alinhados. Qualquer pagamento ou retenção deve ser corretamente registrado e transmitido no mês de sua competência para evitar inconsistências que podem gerar fiscalizações futuras.

Conclusão: Prepare-se para o Fim da DIRF e a Nova Era Digital

O fim da DIRF e sua substituição pelo eSocial e EFD-Reinf é um passo natural na evolução do sistema tributário brasileiro, caminhando para a digitalização e a simplificação de processos. Embora a mudança traga o benefício de eliminar uma obrigação anual complexa, ela aumenta a responsabilidade da gestão mensal das informações fiscais e trabalhistas. A entrega da DIRF 2025, referente ao ano de 2024, será a última para a maioria das empresas, marcando o encerramento de um ciclo.

Para os gestores de pequenas e médias empresas, a principal lição é a necessidade de manter os registros contábeis e fiscais impecavelmente organizados. A nova era digital não permite postergar a organização; a conformidade é construída dia a dia, mês a mês. A integração entre os sistemas de gestão (ERPs), a contabilidade e os portais do governo torna-se mais crucial do que nunca.

A transição pode parecer desafiadora, mas com o suporte adequado, ela se torna uma oportunidade para otimizar processos e fortalecer a governança fiscal do seu negócio. Se você precisa de ajuda para se adaptar a essa nova realidade ou garantir que sua última DIRF seja entregue corretamente, nossa equipe está pronta para oferecer a orientação necessária. Entre em contato com a Junior Contador e navegue por essa mudança com segurança e eficiência.

Perguntas Frequentes

Sobre o Autor

Júnior Araújo

• Título: Contador e CEO da Junior Contador Digital;
• Registro CRC: SP-345376;
• Formação: Ciências Contábeis – Faculdade de Americana (FAM);
• Expertise Principal: Consultoria contábil e fiscal estratégica, com foco em estratégias de estruturação de holdings patrimoniais, planejamento tributário e otimização fiscal para empresas de diversos portes.
• Conhecimento Adicional: Integração de tecnologia em processos contábeis, Normas IFRS;
• Papel no Blog: Editor-Chefe e autor, compartilhando conhecimento prático para PMEs.

Referências

• Declarar Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF): https://www.gov.br/pt-br/servicos/declarar-imposto-de-renda-retido-na-fonte
• Portal Oficial do eSocial: https://www.gov.br/esocial/pt-br
• Escrituração Fiscal Digital de Retenções (EFD-Reinf): https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/assuntos/orientacao-tributaria/declaracoes-e-demonstrativos/efd-reinf