Minha Empresa foi Desenquadrada do Simples Nacional. E Agora?

Receber a notificação de que sua empresa foi desenquadrada do Simples Nacional pode gerar um frio na barriga, mas é um passo natural para muitos negócios em crescimento que deixam as regras do Simples Nacional para trás. Esse momento, embora traga novas responsabilidades fiscais, é frequentemente um sinal de que sua operação expandiu e atingiu um novo patamar de faturamento. A principal mudança é o fim da guia única (DAS) e a necessidade de calcular diversos tributos federais separadamente.

A transição exige atenção e planejamento, mas não precisa ser um processo traumático. Com a orientação correta, é possível ajustar os processos internos da sua empresa para essa nova realidade tributária de forma eficiente. O foco se volta para a apuração individual de impostos como IRPJ, CSLL e, principalmente, as contribuições de PIS e COFINS, que possuem regras específicas dependendo do novo regime adotado.

Este artigo serve como um guia prático e direto para você, empreendedor. Vamos detalhar o que muda na prática, explicar as razões que levam à exclusão, e mostrar um passo a passo claro de como apurar PIS e COFINS nos regimes do Lucro Presumido e Lucro Real, garantindo que sua empresa continue no caminho da conformidade e do crescimento sustentável.

Principais Destaques

• Entenda os motivos da exclusão: faturamento, atividade ou societários.
• No Lucro Presumido, as alíquotas de PIS/COFINS são 0,65% e 3,00%.
• No Lucro Real, as alíquotas sobem para 1,65% e 7,6%, mas com direito a créditos.
• Novas obrigações acessórias como EFD-Contribuições e DCTF se tornam mensais.

Entendendo a Exclusão do Simples Nacional: Por que Acontece?

A saída do Simples Nacional pode ocorrer por duas vias: por opção do contribuinte ou, mais comumente, de forma obrigatória. A exclusão do Simples Nacional acontece quando a empresa deixa de cumprir algum dos requisitos exigidos para a permanência no regime. O primeiro passo é analisar o Termo de Exclusão enviado pela Receita Federal, que detalha o motivo e a data de efeito do processo de Exclusão do Simples Nacional.

Os motivos mais comuns para o desenquadramento obrigatório incluem:

• Excesso de Faturamento: Este é o principal motivo. A empresa que ultrapassar o limite de faturamento definido para o regime (atualmente R$ 4,8 milhões anuais) é obrigada a comunicar o fato e migrar para outro regime.
• Atividade Econômica Vedada: Algumas atividades não são permitidas no Simples Nacional, como consultoria financeira ou serviços de engenharia consultiva. Se a empresa passar a exercer uma dessas atividades, será desenquadrada.
• Composição Societária: A entrada de um sócio pessoa jurídica ou a participação em outra empresa pode levar à exclusão. Ter um sócio domiciliado no exterior também é um fator impeditivo.
• Débitos Fiscais: Possuir dívidas com o INSS ou com as Fazendas Públicas Federal, Estadual ou Municipal, cuja exigibilidade não esteja suspensa, também pode causar o desenquadramento.

É crucial identificar a data a partir da qual a exclusão passa a valer. Se o excesso de faturamento ocorreu em até 20% do limite, a exclusão vale a partir de 1º de janeiro do ano seguinte. Se ultrapassou mais de 20%, a exclusão é retroativa ao início do mesmo ano ou ao início das atividades, o que exige um recálculo de todos os impostos do período.

O Fim da Guia Única: Bem-vindo ao Regime de Apuração Normal

A maior mudança para uma empresa desenquadrada do Simples é o fim do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS). Aquela guia única que simplificava o recolhimento de oito impostos diferentes deixa de existir. Em seu lugar, surge a necessidade de apurar cada tributo federal separadamente, com suas próprias alíquotas, bases de cálculo e datas de vencimento.

Os principais impostos que agora precisam de atenção individual são:

• Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ)
• Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL)
• Programa de Integração Social (PIS)
• Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS)

Ao sair do Simples, a empresa precisa optar por um novo regime tributário. As duas opções mais comuns são o Lucro Presumido e o Lucro Real. Geralmente, as empresas desenquadradas migram para o Lucro Presumido, um regime com cálculo simplificado baseado em uma margem de lucro pré-fixada pela legislação. A outra alternativa é o Lucro Real, obrigatório para empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões, onde os impostos incidem sobre o lucro contábil efetivamente apurado. A escolha correta depende de fatores como faturamento, margem de lucro e estrutura de custos, sendo uma decisão estratégica a ser tomada com o apoio de um contador.

Apurando PIS e COFINS Fora do Simples: O Guia Prático

Com o fim do DAS, a tarefa de apurar PIS e COFINS pelo regime normal se torna uma nova rotina mensal. A forma de cálculo dessas duas contribuições depende diretamente do regime tributário escolhido pela sua empresa após ser desenquadrada do Simples. Agora, você precisará calcular individualmente o Programa de Integração Social (PIS) e a Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS).

Existem dois sistemas de apuração: o cumulativo e o não-cumulativo. Cada um está atrelado a um regime tributário específico e possui alíquotas e regras distintas.

Cenário 1: Sua empresa foi para o Lucro Presumido (Regime Cumulativo)

Esta é a transição mais comum para empresas de serviços e comércio que acabaram de sair do Simples Nacional. No Lucro Presumido, a apuração de PIS e COFINS segue o regime cumulativo. O nome “cumulativo” significa que o imposto é calculado diretamente sobre o faturamento bruto mensal da empresa, sem a possibilidade de descontar créditos sobre custos ou despesas.

As regras são diretas e as alíquotas, menores. Para calcular PIS e COFINS no regime cumulativo, você deve aplicar as seguintes alíquotas:

• PIS: 0,65% sobre o faturamento bruto.
• COFINS: 3,00% sobre o faturamento bruto.

Exemplo prático:
Imagine que sua empresa faturou R$ 100.000,00 em um mês. O cálculo seria:

• Cálculo do PIS: R$ 100.000,00 x 0,65% = R$ 650,00
• Cálculo da COFINS: R$ 100.000,00 x 3,00% = R$ 3.000,00
• Total a pagar de PIS/COFINS: R$ 3.650,00

A simplicidade é a principal característica deste regime. Não há necessidade de controlar créditos, o que torna a gestão fiscal um pouco mais simples para empresas com estruturas de custo menos complexas.

Cenário 2: Sua empresa foi para o Lucro Real (Regime Não-Cumulativo)

O Lucro Real é obrigatório para empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões anuais ou que atuam em setores específicos (como o financeiro). Também pode ser uma opção vantajosa para negócios com margens de lucro apertadas ou altos custos operacionais que podem gerar créditos fiscais.

Neste regime, a apuração de PIS e COFINS é feita pelo regime não-cumulativo. As alíquotas são significativamente mais altas, mas a empresa ganha o direito de abater créditos calculados sobre diversas despesas e custos. Para entender o regime não-cumulativo de PIS/COFINS, é preciso compreender que o imposto incide sobre o valor agregado em cada etapa.

As alíquotas são:

• PIS: 1,65% sobre o faturamento bruto.
• COFINS: 7,6% sobre o faturamento bruto.

A grande diferença está no direito a créditos. A empresa pode deduzir do valor a pagar os créditos apurados sobre despesas como:

• Aquisição de insumos, matéria-prima e produtos para revenda.
• Despesas com aluguel de prédios e máquinas.
• Gastos com energia elétrica.
• Depreciação de ativos imobilizados.

Exemplo prático:
Sua empresa faturou R$ 200.000,00 e teve R$ 80.000,00 em custos que geram crédito (como compra de matéria-prima).

• Débito de PIS (sobre faturamento): R$ 200.000,00 x 1,65% = R$ 3.300,00
• Crédito de PIS (sobre custos): R$ 80.000,00 x 1,65% = R$ 1.320,00
• PIS a pagar: R$ 3.300,00 – R$ 1.320,00 = R$ 1.980,00

O mesmo cálculo se aplica à COFINS com sua alíquota de 7,6%. Este regime exige um controle contábil e fiscal muito mais rigoroso para aproveitar os créditos corretamente.

Além do PIS e COFINS: Novas Obrigações que Você Precisa Conhecer

Ser desenquadrada do Simples Nacional significa abandonar a simplicidade de uma única declaração anual (DEFIS) e mergulhar em um universo de novas obrigações acessórias. A “sopa de letrinhas” fiscal se torna parte do dia a dia do gestor, e a organização é fundamental para evitar multas e problemas com o Fisco.

Em comparação com as obrigações simplificadas do Simples Nacional, a nova rotina é muito mais complexa. Entre as principais declarações mensais que sua empresa passará a entregar, destacam-se:

• EFD-Contribuições (Escrituração Fiscal Digital das Contribuições): Esta é a declaração específica para detalhar a apuração de PIS e COFINS. Nela, a empresa informa todas as receitas, custos, despesas e créditos que compõem a base de cálculo das contribuições. É uma obrigação mensal e extremamente detalhada.
• DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais): Também mensal, a DCTF serve para confessar à Receita Federal os débitos de impostos e contribuições apurados, como IRPJ, CSLL, PIS e COFINS. É por meio dela que o Fisco cruza as informações do que foi declarado com o que foi efetivamente pago.
• EFD-Reinf e eSocial: Dependendo da atividade e das contratações da empresa, essas obrigações, que já podiam existir no Simples, ganham maior complexidade e impacto na apuração de outras contribuições.

A falta de entrega ou a entrega com erros dessas declarações pode gerar multas pesadas e até mesmo o risco de ter o CNPJ declarado inapto. Portanto, o papel do contador se torna ainda mais estratégico, garantindo que todas as informações sejam apuradas e transmitidas corretamente e dentro dos prazos.

Checklist de Transição: O que Fazer Imediatamente Após o Desenquadramento

A notícia do desenquadramento chegou. Para evitar o pânico e agir de forma organizada, siga este checklist prático com os primeiros passos essenciais:

1. Confirme a data e o motivo da exclusão: Analise o Termo de Exclusão recebido no Domicílio Tributário Eletrônico (DTE-SN). Entender se a exclusão vale a partir do próximo mês ou se é retroativa é o ponto mais crítico.
2. Contate seu contador para definir o novo regime: Esta é a decisão mais estratégica. Juntamente com seu contador, analise o faturamento, a margem de lucro e a estrutura de custos para escolher entre Lucro Presumido e Lucro Real.
3. Atualize seu sistema de emissão de NF-e: Seu software emissor de notas fiscais precisa ser reconfigurado. As notas agora deverão destacar os impostos federais (PIS, COFINS, IRPJ, CSLL) de acordo com o novo regime, o que não era necessário no Simples Nacional.
4. Crie um novo calendário fiscal: O pagamento deixa de ser em uma única data. Mapeie os novos vencimentos de PIS, COFINS, IRPJ, CSLL e outros tributos aplicáveis para não perder nenhum prazo.
5. Organize seus documentos para a apuração de créditos: Se sua empresa migrou para o Lucro Real, comece imediatamente a organizar todas as notas fiscais de compras, despesas com aluguel, energia e outros custos que possam gerar créditos de PIS e COFINS.

Conclusão

Ser desenquadrada do Simples Nacional marca o fim de um ciclo de simplicidade tributária, mas também o início de uma nova fase de maturidade para a empresa. A mudança mais impactante é a substituição da guia única do DAS pela apuração individual de impostos, com destaque para o PIS e a COFINS, cujas regras variam drasticamente entre o Lucro Presumido (regime cumulativo) e o Lucro Real (regime não-cumulativo). Além disso, um novo conjunto de obrigações acessórias, como a EFD-Contribuições e a DCTF, passa a exigir maior rigor e organização.

Embora o aumento da carga burocrática possa parecer assustador, é fundamental encarar essa transição como um reflexo positivo do crescimento do seu negócio. Com planejamento e o suporte de uma contabilidade especializada, é perfeitamente possível navegar por essa nova realidade fiscal com segurança e eficiência.

Se sua empresa foi desenquadrada e você precisa de ajuda para entender as novas regras, ajustar seus processos e garantir total conformidade, entre em contato conosco. Nossa equipe de especialistas está pronta para guiar seu negócio nesta importante etapa de crescimento.

Perguntas Frequentes

Sobre o Autor

Júnior Araújo

• Título: Contador e CEO da Junior Contador Digital;
• Registro CRC: SP-345376;
• Formação: Ciências Contábeis – Faculdade de Americana (FAM);
• Expertise Principal: Consultoria contábil e fiscal estratégica, com foco em estratégias de estruturação de holdings patrimoniais, planejamento tributário e otimização fiscal para empresas de diversos portes.
• Conhecimento Adicional: Integração de tecnologia em processos contábeis, Normas IFRS;
• Papel no Blog: Editor-Chefe e autor, compartilhando conhecimento prático para PMEs.

Referências

• Portal do Simples Nacional: https://www8.receita.fazenda.gov.br/simplesnacional/
• Fundo PIS-PASEP: https://www.gov.br/tesouronacional/pt-br/ativos-da-uniao/fundos-governamentais/pis-pasep
• Tabelas de Códigos COFINS: https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/assuntos/orientacao-tributaria/declaracoes-e-demonstrativos/dctf/tabelas-de-codigos-extensoes/cofins
• IRPJ e CSLL: Lucro Real, Presumido e Arbitrado: https://www.gov.br/pgfn/pt-br/cidadania-tributaria/por-assunto/indice-assuntos-portal/irpj-csll/lucro-real-lucro-presumido-e-lucro-arbitrado
• Serviços de Exclusão do Simples Nacional: https://www8.receita.fazenda.gov.br/simplesnacional/servicos/grupo.aspx?grp=6