DARF: O Guia Completo para PMEs [O que é, Como Preencher e Pagar]

O DARF é o documento oficial para o pagamento de tributos federais. Entenda como preencher, pagar e corrigir essa guia essencial para a conformidade da sua PME.

O Documento de Arrecadação de Receitas Federais, ou simplesmente DARF, é uma ferramenta indispensável na rotina fiscal de pequenas e médias empresas. Ele funciona como a guia padrão para o recolhimento da maioria dos tributos devidos ao governo federal, sendo essencial para manter a empresa em dia com suas obrigações. Ignorar sua importância ou cometer erros no preenchimento pode levar a multas, juros e sérias restrições operacionais.

Compreender o que é o DARF, para que serve e como preenchê-lo corretamente é um passo fundamental para uma gestão fiscal eficiente. Este guia completo foi elaborado para desmistificar o processo, abordando desde a sua definição e a diferença crucial para o DAS, até um passo a passo detalhado de como preencher o DARF online. Além disso, exploraremos os principais códigos, os erros mais comuns e as consequências de atrasos, garantindo que sua PME navegue pelo sistema tributário com segurança e precisão.

Principais Destaques

• O DARF é a guia para pagar tributos federais como IRPJ, CSLL, PIS e COFINS.
• Empresas do Simples Nacional usam o DAS para impostos mensais, e o DARF para exceções.
• O preenchimento online é feito pelo Sicalc Web, da Receita Federal.
• Erros no DARF podem ser corrigidos com o REDARF antes de gerar multas.

O que é DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais)?

DARF, ou Documento de Arrecadação de Receitas Federais, é a guia oficial utilizada por PMEs e pessoas físicas para o pagamento de tributos federais à Receita Federal, como o IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica), CSLL e COFINS. Sua principal finalidade é centralizar e padronizar o recolhimento dessas receitas, facilitando o controle e a fiscalização por parte do governo.

Este documento é uma peça-chave na contabilidade de qualquer negócio. Ele é obrigatório para PMEs enquadradas nos regimes de Lucro Presumido e Lucro Real. Pessoas físicas também o utilizam para quitar o IRPF sobre ganhos de capital, aluguéis e certos investimentos. É fundamental não confundir o DARF com guias estaduais (para ICMS) ou municipais (para ISS), pois ele se refere exclusivamente a obrigações federais.

Historicamente, existia o DARF Simples, que foi substituído pelo DAS com a criação do Simples Nacional. Hoje, o modelo vigente e utilizado pela maioria das empresas é o DARF Comum.

DARF vs. DAS: A Diferença Essencial para PMEs do Simples Nacional

Para empreendedores do Simples Nacional, a confusão entre DARF e DAS é comum, mas entender a diferença é vital para evitar pagamentos duplicados ou a falta de recolhimento de algum tributo. A principal diferença é que o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional) é uma guia única que unifica até oito tributos para as empresas optantes pelo Simples.

A regra de ouro é simples: se sua PME está enquadrada no Simples Nacional, seu pagamento mensal recorrente de impostos é feito via DAS. A emissão de um DARF por uma empresa do Simples ocorre apenas em situações específicas e excepcionais, como:

• Retenção na fonte (IRRF): Ao pagar o pró-labore dos sócios ou contratar serviços de fornecedores que exigem retenção de Imposto de Renda.
• IOF: No pagamento de Imposto sobre Operações Financeiras em operações de crédito, câmbio ou seguros.
• Importação: Ao recolher tributos federais incidentes na importação de produtos ou serviços.

Portanto, o DAS cobre a rotina tributária mensal, cujo cálculo você pode aprender em nosso guia completo sobre o PGDAS-D. O DARF, por sua vez, é utilizado para obrigações pontuais que não estão incluídas na guia unificada.

Como Preencher um DARF Online: Passo a Passo no Sicalc Web

A forma mais segura e prática de como preencher DARF online é utilizando o Sicalc Web, o sistema oficial da Receita Federal. Ele calcula automaticamente multas e juros em caso de atraso e minimiza as chances de erro. Siga os passos abaixo.

Passo 1: Acessando o Sicalc Web e Selecionando a Opção Correta

Acesse o portal Sicalc Web da Receita Federal. Na página inicial, escolha a opção “Preenchimento e Emissão de DARF”. Em seguida, selecione se a guia é para uma pessoa física ou jurídica e prossiga. O sistema é intuitivo e direciona o usuário para a área correta de preenchimento.

Passo 2: Preenchendo os Dados do Contribuinte e o Código da Receita

Informe o CPF ou CNPJ do contribuinte e os caracteres de verificação. O sistema carregará automaticamente os dados associados, como nome ou razão social. O campo mais importante nesta etapa é o “Código da Receita”. Este código de quatro dígitos identifica exatamente qual tributo está sendo pago. Preenchê-lo incorretamente é um dos erros mais comuns.

Passo 3: Informando Período de Apuração, Vencimento e Valor

Nesta tela, você deverá informar:

• Período de Apuração (PA): Refere-se ao mês ou trimestre em que o fato gerador do imposto ocorreu, e não ao mês do pagamento. Por exemplo, um imposto sobre o faturamento de abril terá o PA como 30/04/XXXX.
• Data de Vencimento: A data limite para o pagamento do tributo sem encargos.
• Valor Principal: O valor original do imposto devido, sem juros ou multas. Se o pagamento estiver atrasado, o próprio Sicalc calculará os acréscimos legais.

Passo 4: Gerando e Salvando o Documento para Pagamento

Após preencher todos os campos, clique em “Calcular”. O sistema exibirá um resumo com os valores. Verifique se todas as informações estão corretas: CNPJ, código, período e valor. Se tudo estiver certo, clique em “Emitir DARF”. O sistema gerará um arquivo PDF com código de barras, pronto para ser salvo e pago no seu banco de preferência.

Principais Códigos da Receita para Pequenas e Médias Empresas

Conhecer o código da receita DARF para PMEs correto é crucial para que o pagamento seja alocado ao tributo devido. Cada imposto federal possui um código específico. Abaixo estão os mais comuns na rotina de empresas do Lucro Presumido e Lucro Real:

• 2089: IRPJ – Apuração com base no Lucro Presumido.
• 2372: CSLL – Pessoas jurídicas com apuração baseada no Lucro Presumido.
• 8109: PIS sobre o Faturamento.
• 2172: COFINS sobre o Faturamento.
• 0561: IRRF – Rendimentos do trabalho assalariado e pró-labore.
• 3208: IRRF – Aluguéis e Royalties pagos a Pessoas Físicas.
• 1708: IRRF – Serviços prestados por Pessoas Jurídicas.

Além desses, a CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido) é um tributo federal que financia a Seguridade Social. O PIS (Programa de Integração Social) é uma contribuição social destinada a financiar o seguro-desemprego e o abono salarial. Já a COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social) é outra contribuição crucial para financiar a saúde, previdência e assistência social. Para entender melhor as retenções, consulte nosso guia completo sobre retenção de impostos na fonte.

Erros Comuns ao Preencher o DARF e Como Corrigi-los

Saber como corrigir DARF preenchido errado é tão importante quanto saber emiti-lo. Erros podem acontecer, mas a maioria pode ser corrigida antes de causar problemas maiores. Esses erros podem gerar inconsistências na DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais), levando a notificações e multas.

Os erros mais frequentes incluem:

1. Código da Receita Incorreto: O pagamento é alocado para o tributo errado. A solução é preencher um formulário REDARF (Retificação de DARF) para alterar o código.
2. Período de Apuração (PA) Errado: O pagamento é registrado no mês errado. Também é corrigível via REDARF.
3. CNPJ/CPF Incorreto: Este é um erro grave. A correção é mais complexa e geralmente exige a abertura de um processo administrativo na Receita Federal.
4. Pagamento em Duplicidade: Se você pagou o mesmo DARF duas vezes, é possível solicitar a restituição ou compensação do valor via PER/DCOMP (Pedido Eletrônico de Restituição, Ressarcimento ou Reembolso e Declaração de Compensação).

O REDARF é a ferramenta primária para a maioria das correções. Ele permite ajustar quase todos os campos do documento, exceto o valor principal do tributo. A melhor prática é sempre revisar cuidadosamente a guia gerada antes de efetuar o pagamento. Para mais detalhes, veja nosso artigo sobre Retificação de declarações.

O que Acontece se Atrasar ou Não Pagar um DARF?

As consequências de atrasar ou não pagar um DARF são severas e progressivas, impactando diretamente a saúde financeira e operacional da empresa.

Primeiramente, incidem encargos sobre o valor devido. A multa por atraso é de 0,33% ao dia, limitada a um teto de 20% do valor do imposto. Além da multa, são aplicados juros de mora, calculados com base na taxa Selic acumulada mensalmente, a partir do mês seguinte ao do vencimento. Você pode aprender a como calcular a multa e os juros de um imposto federal atrasado em nosso guia.

Se a dívida persistir, após cerca de 90 dias o débito é inscrito na Dívida Ativa da União (DAU), o que inicia um processo de cobrança judicial. Com isso, a empresa fica impossibilitada de emitir a Certidão Negativa de Débitos, um documento essencial para participar de licitações, obter financiamentos e realizar diversas operações comerciais. Em última instância, o CNPJ pode sofrer restrições que impedem a operação do negócio e podem até levar à exclusão de regimes tributários especiais.

Perguntas Frequentes sobre DARF para PMEs

Sobre o Autor

Júnior Araújo

• Título: Contador e CEO da Junior Contador Digital;
• Registro CRC: SP-345376;
• Formação: Ciências Contábeis – Faculdade de Americana (FAM);
• Expertise Principal: Consultoria contábil e fiscal estratégica, com foco em estratégias de estruturação de holdings patrimoniais, planejamento tributário e otimização fiscal para empresas de diversos portes.
• Conhecimento Adicional: Integração de tecnologia em processos contábeis, Normas IFRS;
• Papel no Blog: Editor-Chefe e autor, compartilhando conhecimento prático para PMEs.

Referências

• Emitir DAS do Simples Nacional: https://www.gov.br/pt-br/servicos/emitir-das-para-pagamento-de-tributos-do-simples-nacional
• Portal do Simples Nacional: https://www8.receita.fazenda.gov.br/simplesnacional/
• IRPJ e CSLL: Lucro Real, Presumido e Arbitrado: https://www.gov.br/pgfn/pt-br/cidadania-tributaria/por-assunto/indice-assuntos-portal/irpj-csll/lucro-real-lucro-presumido-e-lucro-arbitrado
• Orientação Tributária sobre IRPJ: https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/assuntos/orientacao-tributaria/tributos/IRPJ
• Orientação Tributária sobre CSLL: https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/assuntos/orientacao-tributaria/tributos/CSLL
• Fundos Governamentais PIS/PASEP: https://www.gov.br/tesouronacional/pt-br/ativos-da-uniao/fundos-governamentais/pis-pasep
• Tabelas de Códigos COFINS: https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/assuntos/orientacao-tributaria/declaracoes-e-demonstitutivos/dctf/tabelas-de-codigos-extensoes/cofins
• Declarar Débitos e Créditos (DCTF): https://www.gov.br/pt-br/servicos/declarar-debitos-e-creditos-tributarios-federais